Följande text är producerad av Stadsbyggnadskontoret, Varbergs kommun:

Samarbete, utmaningar och framdrift i projektet – ur verksamhetskonsultens perspektiv

Systemleverantörer, IT-tekniker, medarbetare och chefer – vi är många som är inblandade i det komplexa arbetet att införa ett helt nytt ärendehanteringssystem och flera nya e-tjänster.

En nyckelperson i projektet är Linda Haak, verksamhetskonsult hos leverantören av vårt nya system Nova Bygg. Lindas roll är att leda och coacha projektgruppen i arbetet med att bygga upp de regler, mallar och rutiner som behövs i systemet. Ett viktigt och tidskrävande ”hands-on-arbete” som handlar om att styra vad som kommer att hända i systemet när vi handlägger och utför olika uppgifter.

I slutet av augusti samlades projektgruppen för att arbeta tillsammans med Linda under två dagar i Varberg. Vi passade på att ställa några frågor om hennes syn på uppdraget, samarbetet och hur arbetet går.

Hej, Linda! Vad gjorde ni under arbetsdagarna?

– Vi gick igenom processerna och de frågor som projektgruppen hade samlat på sig under sommaren. Vi satt först tillsammans och gick igenom gemensamma frågor. På eftermiddagen delade gruppen upp sig, så att jag kunde hjälpa till med sådant som rörde respektive avdelning. Sista dagen fokuserade vi framför allt på detaljer kring bygglovsdelarna.

– Det var väldigt roligt att få träffa gruppen ”på riktigt”, alla hade en så positiv och energirik inställning till dagarna! Vi hade ju vikt två heldagar till projektet, det gjorde att vi kunde arbeta intensivt, lösa en hel del frågor och få klarhet i olika delar. Möjligheten att lära av varandra, utbyta idéer och få svar på frågor betyder mycket och kommer att underlätta i det fortsatta arbetet. En stor fördel med att jobba ihop på samma plats, är just att det blir lättare att fånga upp även de små sakerna. Det blir enklare att ”kasta ur sig” en fråga. Alla kan också fokusera på det vi gör – det är inte något som distraherar och det blir ett lugn när vi vet att arbetet ska hålla på under en sammanhängande tid.

Under workshopdagarna jobbade olika arbetsgrupper med att bygga upp det kommande ärendehanteringssystemet utifrån stadsbyggnadskontorets rutiner och processer.

Du ska ju få oss att förstå hur systemet fungerar och arbetsleda oss när vi bygger upp de olika delarna. Vad är viktigast för att få uppdraget att fungera och vilka är de största utmaningarna?

– I vanliga fall arbetar jag enbart med bygglovsavdelningar och då kan det vara en utmaning att få alla att arbeta på det sätt som det nya systemet kräver. Den största utmaningen i Varberg är att ni har olika avdelningar med skilda behov, som alla måste tas om hand i systemet. Trots att alla kommuner har samma förutsättningar i form av lagkrav och grunduppdrag, så finns det många olika sätt att jobba och lösa uppdraget på. Därför måste varje kommun bygga upp systemet utifrån sina egna processer och rutiner. För mig är det viktigt att alla i arbetsgrupperna förstår hur verksamheten kommer att jobba i systemet framåt och förstår rutinerna. Då kommer de lättare kunna instruera och hjälpa sina kollegor.

– En av de största utmaningarna i den här typen av omfattade projekt, är att organisationer inte alltid inser hur mycket arbete som krävs för att förändra invanda arbetssätt. På Sokigo försöker vi vara tydliga med att förmedla detta, men det blir ändå svårt att förstå innan man börjar jobba aktivt i projektet.

Malin och Ulrika från geografisk information bollade sina tankar och frågor kring möjliga lösningar med projektledarna och verksamhetskonsult Linda Haak (th).

Hur ligger vi till med arbetet så här långt och vad är fokus framåt?

– Jag upplever att ni har kommit långt i ert arbete med att bygga upp rutiner kring de olika momenten i systemet, men det återstår arbete med att skriva ner rutinerna och ta fram mallar. Utöver detta finns flera andra saker som måste göras. Det handlar bland annat om ekonomikopplingar, uppbyggnad av roboten Atoms regler och arbete med nya e-tjänster.

– Under tiden som är kvar i projektet behöver arbetsgrupperna avsätta en hel del tid för att arbeta med de återstående delarna. Det kommer att bli ett intensivt arbete under två månader fram till driftstopp och systembyte i november.