Publicerade mappar på internwebben

Spara lokalt, ladda upp, publicera – en trestegsraket många förmodligen är bekanta med. Plötsligt uppstår frågetecken kring att flera dokument finns i olika upplagor, vilken version är gällande och vilka är inaktuella?
I samband med byggandet av sitt nya intranät valde Västervik att tackla den ovan beskrivna problematiken kring publicering av dokument med hjälp av Evolution.

Likt många organisationer arbetar Västerviks kommun mycket med publicerade dokument, främst internt på sitt intranät men även en del extern publicering till sin hemsida. Utöver proceduren att spara ner och ladda upp nya dokument är ett vanligt problem att gamla kopior inte avpubliceras eller att en ny version inte uppdateras på samtliga platser där dokumentet finns. Det finns flera källor helt enkelt, vilket kan vara både omständligt och förvirrande.
Vi ville passa på att förändra dokumenthanteringen i samband med ombyggnationen och vår målbild framåt är att ha ”ett original” – att arbeta med ett dokument som kan exponeras på flera olika platser, berättar Johan Hägglund, kommunsekreterare på Västerviks kommun.

För att åstadkomma detta tog Västervik hjälp av Evolutions mappstruktur och publiceringsmodulen Evolution Document Web. Idag finns hela intranätets struktur återspeglad i mappstrukturen och varje sida på intranätet som ska kompletteras med dokumentation har en egen publiceringsmapp. Användaren behöver således bara dra dokumentet till publiceringsmappen för att det ska bli synligt på mappens tillhörande intranätssida. Dessutom är det möjligt att redigera dokumenten direkt i publiceringsmappen.

Det tog ett tag att hitta formerna för projektet som var ett samarbete mellan kommunikationsavdelningen och kansliet, men när kursen väl var lagd gick arbetet relativt smidigt. Allt som allt tog projektet cirka sex månader, inklusive tester och en del utveckling som skulle genomföras av Sokigo och intranätsleverantören, berättar Johan Hägglund.

Ett område där Västervik har stor glädje av publicerade mappar är under intranätets ”Grupper och samarbeten” – en sida där medarbetare har möjlighet att skapa egna grupprum med tillgång till publicerade mappar som har direktkoppling till Evolution. För Västervik är detta även ett bra sätt att få in fler medarbetare i att arbeta med Evolution.

Strukturen för mappsystemets uppbyggnad i Evolution är också densamma för alla förvaltningar och bolag vilket skapar större igenkänning. I dagsläget har Västervik valt att inte lägga så stor vikt vid behörighetskontroll vid tillgång till publicerade dokument. Kontrollen sker i stället vid själva publiceringstillfället då inte alla har behörighet att lägga till dokument i publiceringsmapparna. Behöver en mapp delas med endast en viss grupp eller ett fåtal medarbetare finns också möjligheten att nyttja forumet ”Grupper och samarbeten”.

Ordning och reda gör vardagen enklare – i Västervik besparas många användares tid när de slipper leta efter rätt dokument bland gamla kopior. Dessutom skapar arbetet med ”ett original” en större kontroll och säkerhet kring publicerade dokument, det går snabbt att dra tillbaka och korrigera felaktiga dokument.

Läs mer om Evolution Document Web här