Omställning till digitala arbetssätt erbjuder bättre service till medborgarna

Manuell handläggning – en stor administrativ börda, många inblandade och många möjliga flaskhalsar. Kungsbacka kommun, som likt andra kommuner känt av det ökade trycket på bygglovsansökningar under pandemin, har med glädje tagit del av fördelarna med att arbeta digitalt. Allt som allt kan Bygglovsavdelningen konstatera att digitaliseringen sparar verksamheten 3200 arbetstimmar per år.

Redan 2013 påbörjade Kungsbacka en kommunövergripande ansats för att digitalisera verksamheten. I januari 2019 var det äntligen dags för Bygglovsavdelningen att starta införandet av ett digitalt ärendehanteringssystem med tillhörande moduler som e-tjänster, robotisering och ekonomikoppling. Målsättningen för utvecklingen var enkel men tydlig, snabbare handläggning och bättre service för medborgarna.

Den manuella ärendehanteringen innebar ett omfattande behov av administratörer, där enbart processen att skriva ut, beslutsstämpla och skanna in handlingar igen var enormt tidskrävande. De nya verktygen tillåter handläggaren att enkelt ta hand om sitt tilldelade ärende från ansökan till beslut.

Atom har blivit en solklar favorit! Roboten är en effektiv hjälpreda som både gör handläggningen smidigare och bidrar till att den sökande får löpande återkoppling och bättre koll på sitt ärende. Även de integrerade e-tjänsterna är väldigt uppskattade, berättar Hanna Ståhl, verksamhetschef för Bygglovsavdelningen i Kungsbacka kommun.

Att lyckas riktigt bra hänger inte enbart på systemen utan även på engagemang och tillämpning. Kungsbacka har haft viljan, gjort jobbet och investeringen har gett avkastning. Utvärderingen visar att Bygglovsavdelningens digitala omställningsarbete bidrar till att verksamheten nu sparar 3200 arbetstimmar årligen.

Varje erfarenhet ger kunskap för framtiden

En prioritering som bygglovsavdelningen tar med sig är att nyttja tillgången till en bra testmiljö under en längre period av införandeprocessen. Hade Kungsbacka gjort samma resa i dag hade de även valt att dela upp sjösättningen mer stegvis. När det gäller en stor omställning kan det varit fördelaktigt att lära känna grundsystemet först, för att sedan kunna fokusera på respektive modul.

I dagsläget ligger fokus för arbetet på att utveckla handläggningsroboten Atom samt att implementera det digitala stödet för tillsynsarbete. Bygglovsavdelningen planerar även för vidare integrering av handläggningssystemet, såväl mot kommunens kartsystem som mot övriga system inom kommunen.

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Hanna Ståhl, Kungsbacka kommun hanna.stahl@kungsbacka.se eller Magnus Linzander, Sokigo magnus.linzander@sokigo.com