ODS i Vadstena kommun – vision och verklighet
Inom offentlig sektor finns en målbild på nationell nivå om en obruten digital samhällsbyggnadsprocess (ODS). Även om det är en lång resa kvar till dess att målbilden blir verklighet pågår en omfattande utveckling inom landets offentliga verksamheter.
I denna intervju får du ta del av Vadstena kommuns erfarenheter av att gå mot en obruten digital samhällsbyggnadsprocess. I intervjun medverkar:
- Anna Leskelä, miljö- och hälsoskyddsinspektör
- Karin Schalin, samhällsplanerare
- Nasos Alexis, planarkitekt och GIS-samordnare
Digitalisering på flera fronter
Kart- och planverksamhet i framkant
Det varierar avdelningarna emellan i vilken mån arbete och processer har digitaliserats.
Vad gäller kart- och planverksamheten ligger Vadstena i framkant. Hela processen, från start till slut, kan hanteras helt digitalt och uppfyller de flesta myndighetskraven med stöd av GEOSECMA Fysisk planering. Faktum är att Vadstena var den första kommunen i Östergötland att leverera en digital detaljplan till den nationella geodataplattformen.
– En stor bidragande faktor till utvecklingen är såklart att Boverket och Lantmäteriet drivit på och styrt digitaliseringen framåt inom planområdet. I kombination med vår inställning att inte tillåta oss som kommun att halka efter har detta varit väldigt gynnsamt för vår utveckling, förklarar Nasos Alexis.
För kollegorna på plan- och bygglovavdelningen är målbilden för den närmsta tiden tydlig – det är fullt fokus på översiktsplanen.
Integrerade e-tjänster för smidig medborgardialog och minskad administrationstid
Även för bygglov- samt miljö- och hälsoskyddshanteringen har Vadstena implementerat digitala verksamhetsstöd i form av Nova Bygg respektive Ecos. Båda lösningarna inkluderar integrerade e-tjänster vilket skapar förutsättningar för automatisering av registreringsförfarandet och minskad administrationstid.
Detta märker Vadstena framför allt inom bygglovsprocessen där arbetet med att skapa enkla regler för roboten Atom tillsammans med e-tjänsterna gör processen ännu smidigare – något som uppskattas av både invånare och medarbetare.
För Vadstenas plan- och bygglovavdelning har systemimplementationerna frigjort mycket tid från administration av basala uppgifter och underlättat kommunikationen. Detta har i sin tur bidragit till minskad stress och ökad effektivitet inom avdelningen.
Även inom miljö- och hälsoskyddsenheten används digital ärendehantering och integrerade e-tjänster. Här har det inte funnits samma utrymme för systemförvaltning och verksamheten har fortsatt en viss andel manuell ärendehantering.
Kommunikation – utmaning och framgångsfaktor
Under vårt samtal nämns kommunikation både som en utmaning och en framgångsfaktor i förhållande till kommunens arbete. Ur ett systemperspektiv lyfter Nasos Alexis att det idag finns många olika möjligheter att konvertera filer och genomföra filutbyten, så kommunikationen är sällan ett problem systemen emellan.
För att skapa verklig samverkan krävs dock att kommunikationen fungerar bra även mellan systemens användare. Genom att harmonisera hur användare arbetar i systemen ges bättre förutsättningar att samarbete, uppnå maximal effektivitet och utbyta erfarenheter och insikter.
På sista raden: mindre stress, mer effektivitet och ett fortsatt utvecklingsarbete
Det är visserligen en bit kvar till en helt obruten och digital samhällsbyggnadsprocess, men Vadstenas arbete fortsätter. Det finns i dagsläget ingen kommunövergripande strategi för digitaliseringsarbetet men utformningen av en sådan pågår såväl som av en strategi gällande artificiell intelligens.
Vilka lärdomar har Vadstena dragit från sitt arbete? När de får frågan är kollegorna samstämmiga – att våga lite!
– Det är bra att inspireras av andra för det finns redan många bra processer och problemlösningar att lära av, säger Karin Schalin.
– Precis, uppfinn inte hjulet på nytt utan prata med andra, både med kollegorna inom förvaltningen och från andra kommuner, fyller Anna Leskelä i.
Nasos Alexis instämmer och lyfter fram hur medarbetarnas engagemang varit en betydande framgångsfaktor för utvecklingen. Viljan att anamma det nya gjorde till exempel införandet av Nova Bygg mycket smidigt trots att det inte bara innebar ett nytt system utan även förändrade processer. Här betonar Nasos Alexis vikten av att se utvecklingen ur ett längre perspektiv.
– Det är inte konstigt att stora förändringar som förändrade arbetssätt eller ett systembyte kan vara avskräckande eftersom det oftast kräver en insats och ett större engagemang. Då är det viktigt att inte låta rädslan styra för att inte gå miste om ett värdefullt slutresultat, säger Nasos.
Avslutningsvis kan Vadstena kommuns pågående digitaliseringsresa ses som ett tydligt exempel på hur framåtanda, samarbete och viljan att våga ta nya steg kan bana väg för mer effektiva processer som underlättar belastningen gör det enklare för både invånare och medarbetare.