Miljösamverkan östra Skaraborg använder Ecos projekt för planering och uppföljning av tillsyn

Majoriteten av de insatser som görs inom miljö- och hälsoskyddstillsyn utgörs av planerat tillsynsarbete. I detta omfattande arbete är det viktigt att hålla koll, vilket Miljösamverkan östra Skaraborg säkerställer genom att jobba med projekt i handläggningssystemet Ecos. Arbetet blir enklare, effektivare och med bättre kvalitet i uppföljningen.

För Miljösamverkan östra Skaraborg (MÖS) motsvarar andelen planerad tillsyn cirka 70 procent av insatserna under ett år. Tidigare dokumenterades processen genom att manuellt fylla i formulär som lagrades på organisationens intranät. Det arbetssättet kändes inte helt pålitligt eftersom uppdateringar lätt kunde missas. Miljösamverkan östra Skaraborg ville därför förändra sitt sätt att arbeta i syfte att förenkla och kvalitetssäkra sin planering och uppföljning.

Valet föll på projektfunktionen i Ecos. Här samlas utvalda fastigheter, anläggningar och ärenden till en gemensam, sökbar arbetsyta. MÖS valde detta för att paketera all planerad tillsyn i kortare tidsperioder som kallas sprintar. En sprint pågår under cirka fyra veckor och samlar den tillsynsplanering som ska utföras inom tidsperioden. Detta gör arbetet mer effektivt, bland annat tack vare att projekten kan delas in utifrån bransch, tillsynsområde eller geografiskt läge. När projektplanen är klar ligger den enbart i Ecos och behöver inte underhållas i några andra system.

Den största fördelen med det nya arbetssättet är tidsvinst vid uppföljning av planerade insatser. Eftersom all information ligger i databasen, har MÖS skapat rapporter som visar såväl översiktlig status som detaljerade sammanställningar. Rapporterna bygger på Ecos officiella databasvyer. På detta vis kan det verkliga utfallet enkelt jämföras mot planen. Rapporterna fungerar utmärkt som kvalitetskontroll då det är enkelt att se om en tillsyn uteblivit eller om ett ärende ska stängas. Ett strukturerat och smidigt sätt att arbeta helt enkelt!

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Peter Gustafson, Miljösamverkan östra Skaraborg peter.gustafson@miljoskaraborg.se eller Jan Sjöbrand, Sokigo jan.sjobrand@sokigo.com

Här kan du läsa mer om Sokigos erbjudande för effektivare miljö- och hälsoskyddstillsyn!