Evolution införs som centralt system för dokument- och ärendehantering i Trollhättans stad

Trollhättans stad har implementerat Evolution som centralt system för dokument- och ärendehantering i kommunen. Oskar Sjöberg, systemförvaltare i Trollhättans stad, delar med sig av sina erfarenheter från processen – från förberedelse till införande och driftsättning.

Tydliga ramar och omorganisering

Trollhättans resa mot ett systembyte inleddes redan 2021 då kommunen genomförde en gedigen förstudie. Under arbetet besöktes ett tiotal andra kommuner vilket inte bara gav Trollhättan en bild av olika system på marknaden utan även olika arbetssätt kring dokument- och ärendehantering.

Baserat på förstudien kunde Trollhättan dra slutsatser som hjälp inför systembyte och kravställning. Bland annat såg kommunen ett värde i att omorganisera sig, med en tydlig organisation runt själva systemet och utpekade funktioner för respektive förvaltning, för att maximera nyttan av lösningen för respektive förvaltning.

Tack vare förstudien kunde Trollhättan även slå fast andra förutsättningar, exempelvis att typen av information kommunen vill kunna hantera skulle styra kraven för informationssäkerhetsklassning samt att handläggare skulle kunna arbeta mer självständigt och inte vara lika beroende av administratörer.

Att involvera slutanvändare för en enklare omställning

En grundstomme som Trollhättan ville ha för sin process var att decentralisera ansvaret och ge slutanvändarna stor möjlighet att påverka valet av system. Kommunen tog även höjd för detta i upphandlingsunderlaget genom att kravställa ett stort antal utbildningstimmar med målsättningen att utbilda mellan sex- och sjuhundra medarbetare och politiker i det nya systemet. Utöver detta bjöds även handläggare från samtliga förvaltningar in vid systemvisningar under processen för att vara med och utforma de funktionella kraven.

Även om mängden involverade personer gjorde processen än mer omfattande ser Oskar Sjöberg detta inriktningsval som en framgångsfaktor för implementationen. Förändringar kommer alltid innebära utmaningar, men det blir enklare att ta till sig ett nytt system och ändringar i arbetsprocessen om användarna själva har varit delaktiga och haft möjlighet att påverka beslut om vägval.

Evolution är som system integrationsvänligt och fungerar bra med vårt e-arkiv iipax Archive. Den stora omställningen med revidering av tidigare arbetssätt medförde att vi har arkiverat ett stort antal handlingar samt gallrat och rensat cirka en halv miljon handlingar, berättar Oskar Sjöberg.

Utmaningar och lärdomar från processen

Resan har varit lång och innefattat såväl toppar som dalar vilket också har gjort Trollhättan många erfarenheter rikare.

I vårt fall innebar konverteringen av information en utmaning – att få det gamla och nya systemet att samverka och samtidigt få ut det mesta av det nya systemets möjligheter är inte det lättaste att få till, berättar Oskar Sjöberg.

Att vi dessutom hade väldigt gedigen kravspecifikation har även gjort arbetet med att testa huruvida kraven uppfylls omfattande. Samtidigt har det varit givande eftersom vi får möjlighet att testa systemet på ett verkligt sätt, fortsätter Oskar.

Det är lätt att vara efterklok, men när Oskar Sjöberg reflekterar över införandet konstaterar han att en större projektgrupp lokalt, med fokus på förändrade arbetsprocesser inom respektive förvaltning, hade kunnat bidra till en ännu smidigare process.

Lösningen Evolution implementerades som ett centralt system för kommunen och den omfattande driftstarten blev rätt komplicerad.

Vi upplevde en del problematik men fick snabb avhjälpning vilket var det viktigaste i situationen. Det var kul att få driftsätta systemet då det var en så stor uppslutning internt och många som såg fram emot att få komma i gång skarpt, berättar Oskar Sjöberg.

Stora möjligheter att minska intern administration

I dagsläget är alltså informationssystemet Evolution driftsatt i Trollhättans stad, men införandeprojektet fortlöper med ett planerat slutdatum i mars 2025. Detta ligger framför allt i omfattningens natur och det kräver tid att harmonisera mötet mellan systemleverantör, intern projektgrupp och slutanvändare. Inte minst genom den stora mängd utbildningstimmar som ska genomföras inom ramen för införandeprojektet.

Nu befinner sig Trollhättan i skedet att komma in i nya vanor och ser fram emot en vardag där kommunens medarbetare arbetar mer självgående till följd av systemets uppsättning och hur behörigheter reglerats. Tack vare detta ser Trollhättan stora möjligheter att kapa många arbetstimmar inom intern administration.

Läs mer om Sokigos erbjudande inom dokument- och ärendehantering här