Östersunds kommun, foto: Roger Strandberg

På digital drift i Östersund

Likt de flesta organisationer befinner sig Östersunds kommun på en digitaliseringsresa och i takt med denna utveckling växer behoven. Bland annat ställer detta högre krav på det digitala gaturummet. Att arbeta med CAD och statiska PDF-filer, som i princip blivit inaktuella i samma stund de skrivits ut, blev snabbt ett otillräckligt alternativ för kommunen. Östersund eftersträvar att ha ett original och att ändringar som görs ska slå igenom hela vägen, från kart- och GIS-avdelningen till entreprenörer ute i fält. Den långsiktiga målbilden är att få till en helt överensstämmande digital tvilling.

Sedan två år tillbaka använder Östersund den kartbaserade lösningen ProLocate för drift och förvaltning av markskötsel i kommunen. Lösningen är integrerad med kommunens ärendehanteringssystem vilket är en vinst i sig då inget överlappande system behövs, samtidigt som behovet av flertalet CAD-licenser minskat. Kopplingen mellan karta och databas i ProLocate gör direktregistrering av utfört arbete enkelt, vilket i sin tur genererar bättre planeringsunderlag med optimerade körsträckor och minskad dieselförbrukning.
Det innebär en enorm tidsvinst att det blir rätt direkt och vi kan vara säkra på att såväl entreprenörer som intraprenörer har ett korrekt underlag, berättar Andreas Granlund, utvecklingsingenjör i Östersunds kommun.

Trädinventering i med Ipad i fält.

Samarbete när det fungerar som bäst

En stor framgångsfaktor för Östersunds arbete med ProLocate har varit kommunens driv och det dynamiska arbetet med leverantören.
Det är i princip ett helt annat system än vad det var när det köptes in, mycket mer kompetent. Sokigo har varit väldigt lyhörda och positiva till att anpassa systemet. Under dialogen har det mer känts som att prata med en medarbetare än en leverantör. Det känns bra, som att leverantören hänger med på tåget när man vill vidare, säger Andreas.

Att ProLocate och Östersund har utvecklats i symbios visar sig bland annat genom kommunikationen ut mot medborgaren – Östersundsborna kan numera följa en livekarta över plogning och sandupptagning via kommunens hemsida. Till grund för detta ligger kartan i ProLocate som via VMS speglas till webbplatsen. Responsen på liveuppdateringen har upplevts positiv vilket har visats både genom ett ökat besöksantal på sidan och att andra kommuner har visat intresse för lösningen.
Det höjer transparensen och blir ett bra kvitto för kommuninvånare att kunna se vad pengarna går till. Som bonus är det för många tacksamt att se när gruset ska sopas så att man inte tvättar fönster förgäves, berättar Andreas.

Sandupptagningen, arbetsledarvy.

Att göra felen lätta och rätta

Östersund har även gjort ett gediget arbete runt processen för felanmälan med hjälp av ProLocate. Kommuninvånaren kan nu göra felanmälan direkt i kartan och för att underlätta samt förbättra precisionen ytterligare har kartan kopplats ihop med objekt som parkbänkar, markytor och soptunnor. Att direkt koppla en anmälan till ett faktiskt objekt spar inte bara tid då det blir lätt att hitta rätt utan ger även kommunen historik över objekten, vilket ger ett bättre underlag för planering av underhåll. Dessutom kan den som arbetar ute i fält se om något i närheten har felanmälts och på så sätt spara in en extra körsträcka.

Östersund ville även gå steget längre för att hjälpa medborgaren att enkelt göra ”bra” felanmälningar. Genom att lägga till information om objekten, som att exempelvis en gräsyta är menad att ha högt gräs som ska slås och inte klippas, minskar antalet ”inkorrekta” felanmälningar.

Interkarta drift – felanmälan

Felanmälan medborgare – mobilvy. (Två bilder, två steg)

Tips

Andreas lyfter att det alltid är bra att vara nyfiken på och prata med andra kommuner. Alla har såklart inte samma förutsättningar eller ens samma behov, men att ta del av andra perspektiv kan väcka idéer för nya tillvägagångssätt och anpassningar.
När det väl är dags att ta till handling är det viktigt att vända sig inåt i organisationen och föra en dialog internt. Vad är vårt behov, var står vi idag och vart vill vi komma? Har du en klar bild av just er utgångspunkt och målbild blir risken mindre att förköpa sig på verktyg som inte fyller rätt funktion, eller att lösningar blir onödigt avancerade. Dessutom är det bra att inventera sina resurser – vad har vi för driv internt och vem ska göra jobbet? System och processer är inte självspelande pianon, finns det inte tid att jobba med dem kommer de inte heller att ge någon utdelning, avslutar Andreas.