Handläggningsroboten – digitaliseringens bästa vän

Ett dynamiskt digitaliseringsarbete har sedan en tid tagit form i Vänersborgs kommun. Bland annat har en handläggningsrobot vid namn Dave implementerats i dokument – och ärendehanteringssystemet Evolution. Den digitala kollegan har redan sparat in en heltidstjänst i administrativ tid.

Maria Rosander arbetar som systemförvaltare i Vänersborgs kommun och har i uppgift att leda digitaliseringsprocessen framåt gällande Evolution. I samråd med förvaltningarna undersöker Maria var och hur kommunen kan digitalisera och automatisera i systemet. Dock låter Maria och Vänersborg inte sin ambition låsas allt för mycket vid digitalisering, utan utvecklingsarbetet ses som ett sätt att hitta nya vägar generellt. Arbetssättet är lekfullt och nyfiket – en upptäcktsresa i syfte att effektivisera och hitta gynnsamma samarbeten inom kommunens olika förvaltningar och processer.

Intresset är stort inom förvaltningarna och fokus för Marias arbete är därför att se till det stora perspektivet och många små ansatser att underlätta kan skapa stor effektivitet för helheten. Ett exempel på detta var att låta roboten automatisera införandet av information från e-tjänster och diarieföra denna i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Evolution. Det är en central process som kan beröra flera olika förvaltningars arbete, så när Maria identifierat processen kopplade hon in Thilda Larsson, utvecklare i Vänersborgs kommun, för att lära upp Dave.
Roboten arbetar bäst med tydliga processer, därför var Evolution ett bra system för att hitta utgångspunkter i arbetet, berättar Maria Rosander.
Det finns bra logik och Dave kan anta rollen som handläggare i systemet, med samma behörigheter, fyller Thilda Larsson i.

Tydlighet och tidsvinst

Dave är flitig som en arbetsmyra och kan därför bidra med automatisering i såväl Evolution som andra system, exempelvis kommunens rekryteringssystem. Efter uppföljande mätningar kunde Vänersborg konstatera att Dave hämtat rekryteringar från rekryteringssystemet och sedan automatiserat dessa 800 ärenden under 2020/2022 in i Evolution. Därigenom har kommunen tjänat in en administrativ heltidstjänst under en månad i tidsvinst. Detta innebär att mycket större del av handläggarens tid kan ägnas åt kvalitativa arbetsuppgifter och bedömningar snarare än tidsödande rutin-administration.

Ett tips som Maria och Thilda kan dela med sig av utifrån sin erfarenhet är hur viktigt det är att koka ner information och instruktioner så tydligt som möjligt. Systemförvaltaren som uppdragsgivare behöver, med hjälp från kommunregistratorer, kunna förklara för utvecklaren som i sin tur ska förklara för roboten genom att skapa regler. Det kan vara lätt att glömma bort hur stor distansen är från mellanmänsklig verbal dialog till robotens binära tänkande av ettor och nollor. Det är viktigt att ha en klar processbild och vara noggranna i förarbetet innan det är dags att gå vidare till utveckling.

Vänersborg ser fram emot att mäta ännu mer i uppföljningssyfte samt bibehålla en tät dialog inom kommunen kring utveckling och nya effektiviseringsmöjligheter. Det kan vara svårt att bryta gamla mönster och ofta är det först i diskussion kring förändring en klar bild av det faktiska nuläget uppstår. Maria och Thilda är eniga om att en av de största fördelarna med att automatisera är att det ger tillfälle för rannsakan kring vad olika processer faktiskt innebär i konkreta handlingar och logiken bakom dessa.

Här kan du läsa mer om Sokigos erbjudande inom dokument- och ärendehantering