Så har Kungsbacka kommun effektiviserat skolskjutshanteringen

Uppdraget att tillhandahålla skolskjuts är en komplex uppgift och det är utmanande för många kommuner att effektivisera inom området. Under ett samtal med Michael Persson, handläggare i Kungsbacka kommun, fick vi ta del av hur kommunen arbetat för att utveckla skolskjutshanteringen. Kommunen har stora ambitioner och vill uppnå maximal rättssäkerhet och likvärdighet i hanteringen och samtidigt skapa en process som kräver minimal handpåläggning.

– Det finns många olika sätt att arbeta med skolskjutshantering inom en kommun beroende på varierande förutsättningar, men det finns vissa gemensamma steg i processen – och dessa kan effektiviseras, berättar Michael.

Vidare förklarar Michael att den målbild som kommunen arbetar mot vad gäller effektivisering genom digitalisering och automatisering inte enbart rör skolskjutsbesluten utan avser visionen för myndighetsutövandet inom kommunen i stort.

Målet: skolskjutsadministration som säsongsarbete

I dagsläget arbetar fyra anställda med olika fokusområden inom skolskjutshanteringen i Kungsbacka – samarbete med länstrafiken, skolskjuts för elever med funktionsvariationer, trafikförhållanden samt den tekniska förvaltningen av systemstöd. Ingen av dessa områden utgör en beläggningsgrad på 100 procent utan samtliga medarbetare har även andra ansvarsområden. Målbilden är att arbetet med skolskjutsbeslut fullt ut ska kunna behandlas som säsongsarbete, huvudsakligen koncentrerat till den årliga ansökningsperioden under mars och april där medarbetarna kan lägga fokus på mer komplexa fall. Utöver detta ska administration generellt sett endast krävas vid akuta händelser.

Samlad information underlättar regelstyrning för ökad rättssäkerhet och likvärdighet

För fem år sedan låg administrationen av elevresor i Kungsbacka ute på skolorna. Ambitionen bakom att ansvaret senare har centraliserats var att skapa en sammanhållen hantering i hela kommunen som kunde underlätta arbetet för ökad rättssäkerhet och likvärdighet i processen.

För att främja utvecklingen implementerade Kungsbacka plattformen Vega, ett systemstöd som gjorde det möjligt att samla alla nödvändiga data som utgör underlag för skolskjutsbeslut som exempelvis elevregister, adresser, avstånd, bussturer och hållplatser. I kombination med en integrerad e-tjänst för ansökan fick kommunen ett sammanhållet flöde vilket har underlättat en konsekvent tillämpning av gällande regelverk.

Bättre underlag för uppföljning och planering

Att arbeta med en samlad plattform som skapar bättre förutsättningar för kostnadsuppföljning. Utöver att ge kommunen en ökad kontroll över kostnader ser Michael stora möjligheter med samlade verksamhetsdata.

– Det finns mer för oss att göra vad gäller att aktivt analysera verksamhetsdata. Det skulle vara till vår fördel i planeringen framåt att se tidigare utfall och prognoser, exempelvis när vi ska ingå nya trafikavtal som löper över en lång period, berättar Michael.

Att arbeta aktivt med data

En viktig pusselbit i kommunens effektivisering av skolskjutsadministrationen är användningen av regler för metadata kopplade till e-tjänsten för ansökan. Genom att specificera kopplingar mellan olika metadata och kvalificeringskriterier baserat på gällande regelverk kan systemet urskilja allt fler ”standardansökningar” som direkt kan sorteras efter huruvida de ska beviljas eller avslås.

För att kontinuerligt upprätthålla goda förutsättningar för automatiserade bedömningar och beslut spelar trafikförhållanden en stor roll, vilket är anledningen till att Kungsbacka kommun arbetar proaktivt med vägnätet. Ett ajourhållet vägnät gör bedömningen av trafikförhållanden mer säker vilket i sin tur bidrar till en låg andel handläggning trots Kungsbackas förhållandevis höga invånarantal.

– Framåt vill vi arbeta mer med aviseringar i systemet för att nå vårt mål med en mer behovsbaserad hantering som prioriterar svåra prövningar och akuta händelser. En sak är säker, vi kommer att fortsätta automatisera, avslutar Michael.