Norrköping får smidigare hantering inom bostadsanpassning med visuellt processtöd, integrerade e-tjänster och automatisering

Norrköpings kommun har genomfört ett systembyte för bostadsanpassningsverksamheten för att öka effektiviteten och samverkan inom förvaltningen. Projektet har bland annat resulterat i en markant ökning av digitala ansökningar. Framtida planer inkluderar implementering av faktureringsstöd för ytterligare effektivisering. Elin Nordin, strateg på samhällsbyggnadskontoret och projektledare under införandet, delar med sig av sina och kommunens erfarenheter från implementationsprocessen.

Förutsättningar och ambitioner

När det gäller ett systembyte är det inte ovanligt med bakomliggande motiv i form av att befintlig lösning inte möter användargruppens behov gällande till exempel funktionalitet eller processer. För Norrköpings kommun var detta inte fallet, det fanns egentligen inget bekymmer som klämde – det fanns snarare en ambition om något större.

I Norrköping organiseras verksamheten för bostadsanpassning under samma förvaltning som bygglovsverksamheten. Inom bygglovsprocessen användes sedan tidigare motsvarande lösning med handläggarstöd och integrerade e-tjänster (Nova Bygg). Det fanns därför en målbild både om att uppnå liknande effekter som gjorts på byggsidan och om att stärka samverkan inom förvaltningen.

Den största utmaningen under implementationen var omfattningen då både system och arbetsprocesser skulle bytas ut och när mycket förändras på kort tid blir det helt enkelt svårare att ta till sig. En framgångsfaktor i projektet för Norrköping blev därför det stora engagemanget alla delaktiga visade och förståelsen ovanifrån som visades för behovet av att ägna processen tid.

Ökad e-tjänsteanvändning och digitala ansökningar

En effekt som kommunen redan nu kan se efter genomfört projekt är att antalet ansökningar som skickas in digitalt har ökat markant. Tidigare skickades knappt 5 procent av alla ansökningar in digitalt, en siffra som vuxit och nu uppgår till hela 25 procent av ansökningarna. Även om det inte går att säga exakt vad som ligger bakom den snabba ökningen berättar Elin Nordin att kommunen arbetat med helhetsbilden av processen. Bland annat har arbetsterapeuterna bjudits in för att få information om den nya e-tjänsten och dessutom har såväl hemsida som blanketter omarbetats för att öka läsbarhet och enkelhet.

Som bonus hittade Norrköping dessutom ett smart sätt att få ut ännu mer av tjänsten för ansökan genom att skapa en handläggaringång till e-tjänsten. Genom att ta hjälp av e-tjänstens inbyggda logik vid registrering av fysiska ansökningar via blanketter säkerställer kommunen att registreringen blir korrekt och att ingen viktig information faller bort.

Andra fördelar som processen har medfört är bland annat kostnadsbesparingar för porto samt att bostadsanpassning och bygglov nu kan hanteras under samma administration. Detta stärker förvaltningens kontinuitetsplan och ökar möjligheten att hjälpas åt vid sjukdom, frånvaro eller semester.

Retrospektiv – en utmaning med ett lyckligt slut

Nu när implementationen är avslutad och allt börjar falla på plats för kommunen ser Elin fram emot att få följa utvecklingen framåt.

– Om jag skulle ge råd till andra som står inför ett liknande projekt som detta vore det att skapa sig en grundlig genomlysning av den nuvarande arbetsprocessen innan uppstart. Finns det några flaskhalsar eller tvärtemot specifika framgångsnycklar i processen? Stäm av och diskutera processen både inom gruppen och med andra kommuner – för det blir lättare att komma framåt när du har koll på din utgångspunkt, säger Elin Nordin.

– Mitt absolut bästa tips är att diskutera med kollegor i andra kommuner! Även om vi arbetar efter ett regelverk finns många det många tolkningar av hur det kan omsättas i praktiken. Det finns mycket att lära av varandra och ett stort värde i att höra hur andra har resonerat i sina avvägningar, fortsätter Elin Nordin.

Elin berättar om planerna framåt och att Norrköping ser fram emot att implementera stöd för fakturering för bostadsanpassningsprocessen i Nova för att nå ytterligare möjlighet till effektivisering.