Kostnadseffektiv skolskjutshantering i Östersunds kommun

Östersunds väg mot en digitaliserad skolskjutsadministration inleddes tyvärr med en rejäl vägbula. Visionen om digitalisering och automatisering blev i stället en återgång till gamla beprövade kalkylark och manuell hantering. Lyckligtvis gav kommunen inte upp och idag har Östersund, med hjälp av lösningen Vega, gjort stora besparingar av förvaltningens resurser.

Med tidigare erfarenhet i åtanke är det inte svårt att förstå Östersunds försiktiga optimism till det nya systemets införande. Att kommunen dessutom fick tillgång till systemet i april, mitt i planeringsskedet, ökade behovet av en snabb och lyckosam införandeprocess ytterligare.
Vi fick otroligt bra hjälp från start och jag upplevde att alla var måna om att få det att fungera! Det uppstod vissa problem med leverans av beslut gällande rätt till skolskjuts, men Sokigo jobbade hårt med problemlösning och i slutändan fick vi till ett bra införande, berättar Malin Antolin Persson, sakkunnig inom förvaltningsjuridik och informationssäkerhet i Östersunds kommun.

En lösning, flera fördelar

Under de dryga femton månaderna som passerat sedan systemet för skolskjutshantering infördes har Östersunds kommun kunnat uppvisa stora vinster av såväl tid som pengar. Det är en tydlig kontrast till det tidigare manuella arbetet och kostnaden för systemet har med god marginal tjänats in av resultatet.
Det är en väsentlig skillnad i att mata in parametrar och få mer tid att granska systemets leverans, vilket har gjort att vi fått en bättre uppföljning, berättar Malin Antolin Persson.

En faktor som bidragit till den stora tidsvinsten är möjligheten till digital kommunikation. Att skicka ut beslut digitalt och snabbt kunna nå ut med information om akuta förändringar, i stället för att kuvertera och posta brev eller försöka nå berörda vårdnadshavare via telefon, besparar kommunen enormt mycket tid. En annan fördel med den digitaliserade hanteringen är att det ger en betydligt enklare åtkomst till historiken. Detta underlättar i förlängningen en likvärdig bedömning av rätten till skolskjuts när det blir enkelt att gå tillbaka och titta på tidigare underlag och beslut.

Malins bästa tips för implementation av verksamhetssystem och digitala lösningar är att ha is i magen.
I vårt fall hade vi en tydlig utgångspunkt; vi behövde en lösning som lirade med regionens trafikplaneringssystem. Det finns alltid saker att upptäcka i system och nya behov som uppkommer. Därför är det viktigt att ta det från grunden och fokusera på att hålla en bra dialog med leverantören där det känns bra att lyfta synpunkter och önskemål, säger Malin Antolin Persson.