Trelleborgs kommun sparar upp till 70% i handläggningstid med ny modul

Trelleborgs kommun var en av de första kommunerna som valde att investera i GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare, en modul som lanserades under hösten 2021. Vi ringde upp Anette Fasth och Liisi Nogu, Kart/GIS-ingenjörer på kommunens VAavdelning, för att höra om de tycker att den motsvarat förväntningarna och om den har bidragit till att minska deras handläggningstid av ärendena från Ledningskollen.se.

Önskemål om kortare handläggningstid

Redan under våren 2021 var vi i kontakt med Anette och hennes kollega Janna för att ta del av deras tankar kring GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare. De hade då deltagit i en projektgrupp som kravställt modulen och därmed fått möjlighet att testa en betaversion av den. Under det samtalet var det stort fokus på tidsaspekten, då varje ärende de fick in i Ledningskollen.se krävde många knapptryck innan de ens visste om de faktiskt hade ledningar på den aktuella platsen.

Smidigare arbetsflöde med färre moment

Efter att ha arbetat i modulen en tid konstaterar de båda kollegorna glatt att hanteringen har blivit smidigare.

– Det är så smidigt och sparar oss väldigt mycket tid! Inleder Anette.

Hon berättar hur de tidigare, när vi gick via Ledningskollen.se, först var tvungna att ladda ned en komprimerad shapefil, vilken de sedan skulle packa upp och läsa in i ArcMap. Därefter skulle de zooma in berört lager för att slutligen – i många fall – inse att området ifråga låg på en åker där de inte ens hade några ledningar.

– Det gick alltså åt många minuter på ett ärende som vi numera kan hantera på mindre än 30 sekunder! I GEOSECMA Ledningskollen/ledningsägare klickar vi bara på ”öppna ärendet” och ser direkt i kartan om vi är berörda.

Enkel hantering med färdiga mallar

Anette fortsätter med att beskriva enkelheten i att, med ett färre antal knapptryck, klicka sig fram i ett ärende och berättar att de bland annat har färdiga svarsmallar för de vanligaste scenarierna.

– Nu kan vi bara välja bland våra vanligaste svar i en rullist. Innan fick vi öppna upp en Word fil för att kopiera och klistra in de svar vi förberett, vilket också blev en extra hantering.

Upp till 70% i tidsvinst

På frågan om hur mycket tid de faktiskt sparar per ärende funderar de en stund och sedan svarar Liisi

– Jag skulle nog säga att vi i vissa fall sparar så mycket som 60-70% i tid på våra ärenden. En siffra som förstås beror på hur många ärenden vi får in och om det gäller områden som berör oss.

Lätt att bifoga information

Ett annat moment som de båda Kart/GIS-ingenjörerna tycker har blivit betydligt smidigare är att bifoga information i form av exempelvis ritningar.

– Nu när vi har scannat in vårt arkiv över fastighetsinstallationer så kan vi öppna vårt kundhanteringssystem och finns det ritningar där så använder vi bara drag n dropfunktionen och skickar med den, berättar Anette och får medhåll av sin kollega.

– Innan kunde det finnas många ritningar i arkivet som vi var tvungna att gå igenom, nu kan vi bara bifoga allt, det är jättesmidigt! instämmer Liisi.

All information tillgänglig på en plats

I och med att de numera hanterar alla ärenden via modulen kan de direkt se om ett ärende hanterats av den andre och riskerar därmed inte att jobba dubbelt. Men de båda ingenjörerna har redan sedan tidigare ett system för att undvika den sortens kollision.

– Vi har sedan tidigare delat upp det så att vi jobbar med ärenden från Ledningskollen.se varannan vecka. På så sätt riskerar vi inte att jobba med samma ärende, säger Anette.

Sökbarhet förenklar

Hon tillägger sedan att en annan sak som blivit mycket smidigare då de arbetar i modulen, är att gå tillbaka och titta på tidigare ärenden. Nu söker de bara på ärendenumret för att få fram vad de skickat för svar och vilka filer som bifogats. Tidigare krävde den hanteringen en hel del tid då de fick gå tillbaka och söka bland skickade ärenden i sina respektive outlook-mailkorgar. Har då den kollegan som hanterat ärendet varit på semester, har de istället fått söka bland sparade pdf:er.

– Det var lite av ett detektivarbete, skrattar Liisi.

Översikt och analys

I modulen GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare får användarna en översikt över de ärenden de hanterar samt underlag till att göra analyser. Än så länge har de båda kollegorna inte haft behov av att göra några analyser men kan absolut se nyttan i den möjligheten.

– För en tid sedan hade vi problem med otjänligt vatten i ett område här i Trelleborg. Vi fick då frågan om vi haft några ärenden från Ledningskollen.se i det området. I och med att vi var tvungna att öppna varje ärende vi haft under den perioden för att kunna se vilka områden de berörde blev det ett nästintill omöjligt läge.

Hade vi vid denna tid haft GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare i drift hade det varit enkelt att gå tillbaka och klicka fram den informationen. Så uppstår det en sådan situation igen ser vi absolut en fördel med den översikten, svarar Anette.

Vill du veta mer?

Stort tack till Anette Fasth och Liisi Nogu, Kart/GIS-ingenjörer på Trelleborgs kommun, för att ni delar med era av era erfarenheter! Vill du veta mer om GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare eller önskar du komma i kontakt med oss för att veta mer om er kommuns förutsättningar för ett arbete i modulen? Hör av dig så bokar vi in ett möte.