Lidingö stad satsar på struktur och tillgänglighet i Evolution
Sedan starten i början av 2024 har Lidingö jobbat aktivt med att nyttja möjligheterna i Evolution – inte minst Objektsmodulen. Genom att bygga upp register baserade på tidigare objektstyper, som styrdokument och systemdokumentation, skapar kommunen bättre ordning och struktur i sitt arbete med dokument- och ärendehantering.
– Evolution upplevs som lättanvänt och logiskt, men som med alla centrala systembyten handlar det också om att växa in i något nytt, berättar Jan Tuominen, huvudregistrator i Lidingö stad.
Kopplingar, kvalitet och kontroll
Med objektsmodulen får kommunen både flexibel metadatahantering och ökad kvalitetssäkring. Möjligheten att separera ärendehantering från dokumentstatus förenklar uppföljning – och med hjälp av fält kopplade till dokumentinnehållet går det att skapa starkare och mer hållbara samband i informationshanteringen.
Lidingö planerar att arbeta vidare med mappstrukturer och länkning mellan dokument – ett sätt att kunna visa samma dokument på flera platser utan att skapa dubbletter. Nästa steg är att koppla e-tjänster till Evolution för ännu smidigare flöden.
För att göra lösningen mer tillgänglig även för medarbetare som använder den mer sällan har kommunen nyligen beställt paketeringen Evolution Plus, ett webbaserat komplement till klienten.
Utveckling genom samverkan
Vid tiden för intervjun är det en vecka kvar till att Lidingö står värd för co-working-träff – ett initiativ de tror starkt på.
– Det är ett bra forum för att vrida och vända på gemensamma utmaningar, dela lösningar och utveckla arbetet ihop, säger Jan.
Vad är objektsmodulen i Evolution?
Objektsmodulen är ett tillval i Evolution som ger din organisation möjlighet att samla flera relaterade dokument, ärenden och händelser under ett gemensamt objekt. Ett objekt kan till exempel vara ett styrdokument, ett avtal, ett projekt, en lokal eller ett konstverk. Friheten är stor och endast din kreativitet som sätter gränserna. Genom koppling mellan objekt och innehåll får du bättre struktur och möjlighet att kategorisera, sökbarhet, spårbarhet och kontroll – samtidigt som du behåller flexibiliteten i den dagliga hanteringen.
