GEOSECMA-Ledningskollen/ledningsägare

Att hantera inkomna ärenden i PTS Ledningskollen innebär idag många arbetsmoment. Det kräver också tillgång till flera olika system. För dig som saknar vår integrationsmodul så ser arbetsflödet ut så här:

Du får ett mejl när nya ärenden registreras i PTS Ledningskollen. Du måste då logga in på Ledningskollen.se. Därifrån importerar du ärendets filer till ert verksamhetssystem, eftersom du saknar tillgång till information om ert ledningsnät och relevanta bakgrundskartor. Därefter måste du arbeta parallellt i både PTS Ledningskollen och verksamhetssystemet. För att registrera dina svar på PTS Ledningskollen behöver filer exporteras i önskat format och med rätt utseende samt innehåll. Och kommunikationen, inklusive bilagor, med frågande motpart hanteras sedan via separat mejlprogram.

Med vår integrationsmodul kan du istället hantera alla ovanstående delar i GEOSECMA. Därmed blir ärendehanteringen både enklare och snabbare!

Vad menar vi när vi säger att vi stödjer ett sammanhängande och automatiserat ärendeflöde? Det avser att ärenden hämtas automatiskt från PTS Ledningskollen.se och besvaras i modulen. Svaren byggs utifrån färdigdefinierade svarsmallar för att säkerställa att nödvändiga svar hanteras. Det är ett helt digitalt arbetsflöde, eftersom ingen information behöver lämna systemet i något läge. Alla delar i handläggningen sköts i systemet. Det finns en direkt koppling till rätt geografiskt läge. Systemet innehåller en kraftfull kartkomponent som säkerställer att handläggaren enkelt kan göra en bedömning om det finns infrastruktur inom området eller om grävning kommer ske inom primärt vattenskyddsområde.​ Nedan beskrivs ärendeflödet i stora drag som innebär att hela ärendeflödet, från inkommit ärende i PTS Ledningskollen till avslutat ärende, hanteras i GEOSECMA.

Du öppnar vår webbaserade modul och får direkt en överblick över din organisations ärenden och aktuell status. Självklart kan du även välja att få mejlavisering om du föredrar det. Och du kan även öppna modulen via en genväg inifrån verksamhetssystem GEOSECMA VA och på så sätt komma direkt till dina ärenden i GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare.

Hela ärendet handläggs i GEOSECMA. Det är här du fyller i dina svar till såväl PTS Ledningskollen som till den frågande. Du bifogar kommentarer, bilagor, genererar filer med digital geometri och sköter kommunikation med frågande motpart i ett och samma system. Du ser planerad grävyta i kartan tillsammans med ert ledningsnät. Och de fördefinierade svarsalternativen, som bygger på Ledningskollen.se, guidar dig under hela ärendets gång och säkerställer att du får med nödvändig information.

Organisationens ärendehantering, avseende PTS Ledningskollen, får ett enhetligt utseende och innehåll med hjälp av modulens fördefinierade mallar. På så sätt blir det en officiell hantering på organisationsnivå – oavsett vem som handlägger ärendet.

Ni kan även ställa in exakt vilka informationsmängder som er organisation anser är lämpligt att dela med sig av till frågande motpart. Det kan exempelvis handla om att säkerställa att information om sekretessbelagda ledningar och skyddsobjekt inte delas med obehöriga.

Idag försvinner ärenden från PTS Ledningskollen redan efter 120 dagar. Historisk mejlkommunikation finns i bästa fall sparad i enskilda medarbetares mejlprogram. Med vår integrationsmodul har du tillgång till alla aktuella och avslutade ärenden oavsett tidsperiod inklusive inskickade svar till frågare och Ledningskollen.se.

Det betyder att du enkelt kan följa upp tidigare förfrågningar för att exempelvis identifiera om det finns ett samband mellan ytor med mycket skador på ledningsnätet och ytor med många förfrågningar. Ett annat exempel är att spårbarheten kan bidra till ert interna förbättringsarbete. Kanske har ni identifierat att återfyllning inte hanteras optimalt av entreprenörer? En förbättringsåtgärd kan då vara att förtydliga era instruktioner.

Tack vare att modulen är webbaserad så möjliggörs tillgång till information på alla enheter. Det gör det även enkelt för andra i organisation, t.ex. gatuförvaltningen som planerar grävningsarbeten, utsättare eller kundtjänst, att själva logga in och titta på inkomna frågor och svar.

Eftersom GEOSECMA – Ledningskollen/ledningsägare är integrerad med GEOSECMA VA öppnas möjligheten till geografiska analyser, som även kan visualiseras interaktivt tillsammans med kartan. Låt oss nämna några konkreta exempel:

• Identifiera områden med rörbrott eller vibrationsskador på ledningsnätet och jämför med ytor där det förekommit många förfrågningar för att se om det finns samband.
• Kontrollera om/var det finns ledningsanvisningar på kommunal mark som saknar grävtillstånd.
• Skapa en komplett lägesbild som inkluderar ert ledningsnät för att identifiera påverkan på befintlig infrastruktur (t.ex. förfrågningar nära vattenskyddsområden som kräver särskilda instruktioner).