På rätt spår – Kils kommun digitaliserar med medborgaren i fokus

Kils kommun har, som många andra kommuner, lagt många timmar på att manuellt registrera handlingar, lära upp ny personal inom registrering och scanna in ärenden. Arbetet med miljöärenden har varit tidskrävande för anställda inom kommunen och även medborgarna har fått tampas med flersidiga blanketter.

Idag har Kils kommun infört ett flertal e-tjänster inom miljö, vilket har genererat en stor tidsvinst. Detta medför att kärnverksamheten nu får mer tid och handläggningen ger en högre kvalitet.

Ett snabbt och smidigt införande

Användandet av e-tjänster var inget främmande för Kils kommun, som tidigare infört digitala lösningar för hanteringen av bygglov. Morgan Johansson, byggnadsassistent och alkoholhandläggare i Kils kommun, fick på grund av sin erfarenhet därför ansvara för införandet av e-tjänster även inom miljö. Detta i kombination med att ärendehanteringssystemet Ecos är standardiserat gjorde processen mycket smidig.

Knappt tre månader gick från projektstart till driftsättning och under den tiden kunde Kils kommun införa sju olika e-tjänster inom miljö- och hälsoskydd, bland annat för enskilt avlopp, radonmätning samt mina pågående och beslutade ärenden. Två av e-tjänsterna som idag är extra uppskattade är anmälan om misstänkt matförgiftning och anmälan om värmepump.

Att underlätta för medborgaren i flera led

För Kils kommun är huvudsyftet med e-tjänsterna framförallt en servicefråga. E-tjänsterna ska underlätta för medborgaren och är något som länge har efterfrågats. Digitalisering är dock inte detsamma som att förenkla för alla invånare. Kils kommun har därför försett kontoret med en publik dator där medborgare kan få hjälp och stöd när de använder e-tjänsterna. Att göra det där lilla extra kan betyda mycket. För Kils kommun kan just detta vara avgörande för att lyckas fullfölja planen att helt avskaffa blanketter redan under 2021.

”Övergången till en digitaliserad verksamhet är inte alltid en enkel omställning. Jag har stor tilltro till att det i slutändan är väl värt mödan, inte minst när det gick så smidigt för oss och att jag redan nu kan se hur mycket tid vi sparar tack vare e-tjänsterna” säger Morgan Johansson.

Kils kommun har i dagsläget digitaliserat många delar av verksamheten och utöver e-tjänsterna är såväl handläggningssystem som signering och stämpling tillgängligt digitalt. Kommunens framtidsvision innefattar bland annat ett utökat e-tjänsteutbud, en helt digital dokumenthantering och e-arkiv.

”Vi känner oss mycket positiva till den digitala utvecklingen i kommunen och ser fram emot att kunna erbjuda fler e-tjänster så snart de blir tillgängliga” säger Morgan Johansson.

Vill du veta mer?

Kontakta Morgan Johansson, Kils kommun morgan.johansson@kil.se eller Jan Sjöbrand, Sokigo jan.sjobrand@sokigo.com