Mölndals stad – berättelsen om ett införande

Det finns stor potential när nya verksamhetsstöd ska implementeras i en organisation. Men innan det är dags att börja skörda frukten ska ett införande av IT-systemen ske. Beroende på både organisation och system kan ett införande vara mer eller mindre omfattande, där allt från processer till kompetensbehov kan påverkas. Därför finns det inte heller ett sätt att hantera införanden som fungerar bäst för alla.

Mölndals stad har nyligen genomgått en större införandeprocess där hela bygglovsenheten påverkades av en den nya lösningen och nu delar de med sig av sina erfarenheter.

Vem har koll?

En bra start är att fundera på vem eller vilka som ska vara involverade under processen. I Mölndal skapades en projektgrupp som skulle ta sig an införandet från kommunens sida. Beroende på den del av lösningen som implementerades, varierade projektgruppens sammansättning. Tre personer utgjorde gruppens permanenta nav, vilket kompletterades med representanter från det berörda området inom verksamheten.

Projektgruppen speglades mer av administration än handläggning, vilket blev tydligt när vi började köra skarpt. Så här i efterhand tror jag att processen gynnats mer av att involvera handläggarna i större utsträckning under införandet, berättar Michael Andersson, verksamhetsutvecklare, samt projektledare för införandet, i Mölndals stad.

Utbildning, satsa brett eller nischa?

Det finns olika vägar att gå när det gäller att utbilda personalen via leverantören. Många satsar på att alla berörda ska få en grundutbildning. Andra kan prioritera utförlig utbildning av några få superanvändare som i sin tur guidar kollegorna genom systemet och några väljer att kombinera båda delarna.

Då det i Mölndals fall gällde en stor omställning, där i princip hela bygglovsverksamheten fick nya verktyg att bekanta sig med, blev utbildningen en viktig pusselbit. Visserligen har Mölndal nu några superanvändare, men de genomförde även en bredare grundutbildning för såväl administration och handläggare som för ekonomi och arkivering.

Här spelade dialogen med leverantören en viktig roll. Till en början blev utbildningen inte riktigt vad Mölndal hade föreställt sig, men genom att lyfta frågan kunde de tillsammans med leverantören hitta en lösning som bättre mötte just deras förväntningar.

Att konvertera eller icke konvertera, det är frågan

Konverteringsfrågan är ett tveeggat svärd då det finns både fördelar och nackdelar, oavsett om valet faller på att konvertera eller inte.

Mölndal gjorde valet att konvertera. Utmaningen med detta låg främst i att systemens hantering av ärenden inte är helt kompatibla, vilket innebar både ett tidskrävande arbete internt och kostnader för konsulttimmar. Fördelen är att all information görs tillgänglig samt att helt kunna hänge de anställdas tid åt det nya sättet att arbeta och inte behöva hantera två system parallellt.

För oss var det rätt val, vi var medvetna om vad det skulle innebära och gjorde jobbet. Det blir en liten puckel men sen flyter det på och då har vi all data tillgänglig, konverterad och klar, berättar Michael Andersson.

Mölndals 3 tips inför ett införande:

• Få med hela enheten – för att stora förändringar ska bli lyckade krävs god förankring. Givetvis är det viktigt att ha med chef och ledning på tåget, men att inkludera samtliga delar av verksamheten ger ett bredare perspektiv och ökad chans till ett bra utfall
• Satsa på utbildning – verksamhetens dagliga arbete innebär utmaningar i sig, ge därför medarbetarna en bra grund för att kunna utföra sitt arbete i systemen
• Dialog mellan förvaltning och leverantör är a och o – det kan vara svårare att samarbeta på distans men håll dialogen öppen, då blir det lättare att hitta förbättringspotential och lösa problem/utmaningar

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Michael Andersson, Mölndals stad michael.andersson@molndal.se eller Mikael Rosenberg, Sokigo mikael.rosenberg@sokigo.com