Fel version kan bli en rättssäkerhetsfråga

Inom offentliga verksamheter skapas ofta flera versioner av samma dokument i form av utkast, reviderade förslag och slutliga beslut. En central fråga för bedömningen blir därför när en version övergår till att bli en allmän handling.

Enligt 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen (SFS 2018:1801) är en handling allmän om den är inkommen eller upprättad och förvaras hos myndigheten. Eftersom ett dokument anses upprättat när det har expedierats eller färdigställts i ärendet innebär detta att flera versioner i samma ärende kan vara allmänna handlingar – inte bara den slutliga.

Bedömningen blir en praktisk utmaning

Ett exempel på hur svår gränsdragningen kan vara finns i en dom från Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) som kom i mars 2025 (HFD 2025-03-07, mål nr 5734-24).

I samband med en upphandling gjorde Transportstyrelsen en okulärbesiktning av provskyltar. Myndigheten bedömde att dokumentationen från besiktningen inte var en allmän handling, eftersom upphandlingsärendet ännu inte var slutbehandlat. Skälet var att en överprövningsprocess pågick.

Även Kammarrätten gjorde samma bedömning – HFD kom däremot fram till motsatsen. Enligt HFD är ett ärende slutbehandlat när myndigheten skiljer det från sig, till exempel genom att fatta ett tilldelningsbeslut. Att beslutet senare överklagas, eller att en överinstans återförvisar ärendet, ändrar inte tidpunkten för när ärendet anses slutbehandlat.

Domen visar att bedömningen av när en handling blir upprättad enligt 2 kap. 10 § tryckfrihetsförordningen inte alltid är självklar. Den visar också att en felaktig bedömning kan prövas ända av HFD innan den rättas.

Flera versioner utan tydlig koppling skapar problem

I många kommuner hanteras dokumentversioner i filsystem, e-post eller parallella verktyg. Samtidigt registreras ofta endast en version i diariet. Redan här kan brister i registreringsskyldigheten (offentlighets- och sekretesslagen 2009:400 5 kap. 1-2 §) uppstå då allmänna handlingar utan dröjsmål ska registreras när de inkommer till eller upprättats hos en myndighet.

Hanteringen av flera versioner och multipla kanaler medför dessutom ytterligare risker. Det kan skapa oklarhet kring vilken version som faktiskt ligger till grund för ett beslut. Dessutom kan det leda till att äldre eller parallella versioner förbises vid en begäran om utlämnande samt att spårbarheten mellan ärende, beslut och dokument blir bristande.

Versionshantering betraktas ibland som en intern administrativ fråga, men praxis visar att det i själva verket handlar om rättssäkerhet. Ett exempel på detta från statlig sektor är Justitieombudsmannens kritik mot Arbetsförmedlingens versionshantering av beslut (JO:s beslut dnr 7439-2025).

Om det inte går att fastställa vilken version som är beslutsunderlag, vilka ändringar som gjorts samt när dokumentet färdigställdes så blir det svårt att i efterhand granska ett beslut eller säkerställa att rätt handling har lämnats ut.

Det här påverkar både den enskildes rätt till insyn och myndighetens möjlighet att visa att handläggningen gått korrekt till.

Vad behöver fungera i praktiken för att uppfylla offentlighetsprincipens krav?

För att uppfylla kraven i offentlighetsprincipen behöver kommunen säkerställa att:

• Versioner är tydligt identifierade och går att särskilja.
• Det finns spårbarhet mellan ärende, dokument och beslut.
• Det framgår när en handling är färdigställd.
• Samtliga relevanta versioner kan återfinnas vid en begäran.

Processen för ärendehantering kan lägga grunden

Ett ärendehanteringssystem behöver hantera hela dokumentets livscykel och inte bara slutversionen. Det handlar om att samla alla versioner i rätt kontext, koppla dokument till ärende och beslut, möjliggöra spårbar historik samt stödja korrekt registrering och återsökning.

När versionshantering sker utanför ärendeprocessen ökar risken att information tappas bort eller inte omfattas av prövningen vid utlämnande.

Så minskar du risken för att bryta mot offentlighetsprincipen

För nämndsekreterare, registratorer och jurister handlar det om att ställa rätt krav på arbetssätt och systemstöd:

• Säkerställ att versioner inte sprids i parallella strukturer utan koppling till ärendet
• Tydliggör när ett dokument är färdigställt
• Skapa rutiner för hur mellanversioner ska hanteras och bevaras
• Säkerställ att utlämnandeprövning omfattar alla relevanta källor

Det är först när helheten hänger ihop som offentlighetsprincipen kan tillämpas korrekt i praktiken.