Ett lyckat distansförhållande

Vem äger problemet? Svaret är inte alltid självklart, särskilt inte när system och lösningar från diverse leverantörer delar utrymme på verksamhetens interna servrar. För Västerås stad, som själva upplevt problematiken, innebar detta konsekvenser som kostnader för extern konsulthjälp, långa ledtider för servicefrågor samt en prestanda som, i bästa fall, var good enough. IT-frågorna blev ett arbetsmiljöproblem.

Idag väljer flera förvaltningar inom Västerås stad att drifta sina lösningar externt hos leverantören och Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen är en av dem. Att slippa underhålla systemen har gett förvaltningen en smidigare arbetsdag, mer resurser åt kärnverksamheten och nöjdare medarbetare.

En resa kantad av höga ambitioner

Det hela inleddes med en upphandling där Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen sökte ett modernt verksamhetssystem, en digital helhetslösning, när erbjudandet om extern drift kom på tal. Förvaltningen hade sedan tidigare stora visioner för digital utveckling och såg potentialen i erbjudandet. Idag är processen helt digitaliserad, från ankommet ärende till beslut, med hjälp av externt driftade lösningar.

Att flytta driften tar tid och det är lätt att vara optimistisk i införandeplaneringen, men när allt är på plats fungerar det väldigt bra! Det är viktigt att fokusera på målet och att resultatet blir så bra som möjligt. Vi har känt trygghet och stort tålamod för processen tack vare engagemanget och transparensen i samarbetet internt såväl som med Sokigo, säger Daniel Katzman, Förvaltningsledare för Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen i Västerås stad.

Att våga ta steget skapar möjligheter

För att komma långt krävs en ordentlig satsning. Förvaltningen ser värdet i digital utveckling och har därför skapat en intern arbetsgrupp som, med stort intresse och engagemang, driver digitaliseringsarbetet framåt.

Det är viktigt att processen är förankrad internt och att hela organisationen, såväl ledning som medarbetare, stöttar utvecklingen. En annan viktig faktor för projektets framgång har varit tillgången till en testmiljö inför övergången till det nya systemet. Vi tittar redan nu på fler lösningar att drifta externt och möjligheter till vidare robotisering och automatisering, säger Daniel Katzman.

Hemarbetet under hösten blev en knuff i ryggen för digitaliseringsarbetet och Västerås stad kastades in i det nya arbetssättet.

Det var positivt för oss att redan ha kommit igång med det digitala arbetet, att vi hade förutsättningarna för att ställa om. Att på sikt kunna genomföra även delar av tillsynsarbetet digitalt har tidigare varit en tanke – nu är det något vi aktivt arbetar med att verkställa. Detta har blivit ett rejält uppvaknande för många arbetsplatser och jag tror att förväntningarna framåt kommer att bli högre på de digitala verktygen, säger Daniel Katzman.

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Daniel Katzman, Västerås stad daniel.katzman@vasteras.se eller Jan Sjöbrand, Sokigo jan.sjobrand@sokigo.com