Integrationsmodul underlättar upphandlingsarbetet i Trollhättan

Varför valde Trollhättan att investera i modulen – vilka effekter/vinster ville ni uppnå?

– Trots att dokumentation är en grundpelare i offentliga upphandlingar, kan administrationen av den omfattande mängden handlingar skapa betydande utmaningar.

Arbetet med diarieföring och krav på enhetlig dokumentation kan leda till att fokus förskjuts från kvalitativa arbetsuppgifter till mer rutinbetonade. Vi har därför sedan 2019 använt oss av filintegration från upphandlingssystemet till dokument- och ärendehanteringssystemet. Enligt beräkningar gjorda under införandet av dåvarande integration uppskattades att Trollhättan sparar en halv heltidstjänst per år som tidigare arbetat med diarieföring på upphandlingsavdelningen. När vi nyligen implementerade Evolution som dokument- och ärendehanteringssystem var det därför ingen fråga om vi skulle investera i en ny integrationsmodul – det var en självklarhet.

Har modulen levt upp till era förväntningar – får ni den kvalitet ni behöver?

– Integrationen har levt upp till våra förvaltningar och vår bedömning är att vi har en högre kvalitet i diariet nu jämfört med tidigare. Varje handling får rätt handläggare, handlingstyp, process, sekretessparagraf och vissa av handlingarna publiceras korrekt mot webbdiariet.

Var det lätt att komma igång med Evolution connector Tendsign? Har ni några tips eller lärdomar ni vill dela med andra användare?

– Det var ett förarbete som behövde göras, men mycket av det vi hade sedan vår tidigare integration mot tidigare dokument- och ärendehanteringssystem kunde återanvändas. Det är viktigt att kartlägga vilken information som hanteras i upphandlingssystemet, vilka bevarandekrav som finns för respektive handlingstyp, vad som omfattas av sekretess, gallringsfrister och vad som ska publiceras i helhet på webbdiariet.