Hallstahammar valde att fokusera på både system och medarbetare

När Kristian Friebe under våren 2023 tog över rollen som systemförvaltare för dokument- och ärendehanteringssystemet (DÄHS) Evolution i Hallstahammar fokuserade han på systemets faktiska användning. Införandet gjordes från början som ett rent systembyte utan att resurser tillsattes för en dedikerad systemförvaltning eller anpassning av arbetssätt, vilket innebar att stora delar av funktionaliteten och processtödet aldrig kom till användning.

Hallstahammar fattade därför beslut om att starta om införandet från grunden och genomföra en ny införandeprocess med start i januari 2024.

På bild: Kristian Friebe, systemförvaltare på Hallstahammars kommun

Ett steg i taget med förankring i alla förvaltningar

Med erfarenheterna från det första införandet i ryggen var det viktigt för Hallstahammar att skapa en väl förankrad process. Arbetet bedrevs därför metodiskt, en förvaltning i taget.

Varje uppstart inleddes i respektive ledningsgrupp och följdes av handläggarutbildningar anpassade efter förvaltningens behov. Processen drevs i nära samarbete med kommunens centrala kansli, som har en nyckelroll i det dagliga stödet till handläggarna på förvaltningarna.

Nu finns förutsättningarna för tidsbesparing, ökad transparens och stärkt demokrati

För Hallstahammar, som har ett centralt kansli, har nyttan med digitaliseringen blivit särskilt tydlig i det omfattande administrativa arbete som omger den kommunala politiken – före, under och efter sammanträden.

Integrationen med Netpublicator, som tillhandahåller systemstöd för arbetet med förtroendevalda, har avsevärt förenklat sekreterarnas arbete. Kommunen har dessutom infört all tillgänglig mötesfunktionalitet i Evolution, vilket sammantaget har lett till betydande tidsbesparingar.

Digitaliseringen bidrar även till ökad transparens. Genom tydlig struktur och god sökbarhet kan handläggare enkelt hitta relevant information på egen hand. Genom att spegla dokument till webben stärks dessutom demokratin, då handlingar kan göras tillgängliga för medborgarna i rätt version och vid rätt tidpunkt.

– Det är helt klart ett viktigt system för oss. Det bidrar till hjärtat av den politiska verksamheten, att ta fram bra beslutsunderlag och skapa förutsättningar för välgrundade beslut, som dessutom kan tillgängliggöras på ett enklare sätt för ökad transparens, säger Kristian.

Aktivt stöd och närvaro gynnar omställningen

All förändring innebär utmaningar, och att ha respekt för detta har varit en avgörande framgångsfaktor för Hallstahammar.

– För mig som systemförvaltare, med helhetsbild och daglig kontakt med lösningen, är det lätt att se potentialen och den långsiktiga nyttan. Men det är minst lika viktigt att varje användare förstår vad systemet innebär i det egna arbetet och hur det bidrar till helheten, berättar Kristian.

Av den anledningen lägger kommunen stor vikt vid intern kompetensutveckling. Kristian genomför handläggarutbildningar två gånger per år, vilka på senare tid även har kompletterats med självstudieresurser i videoformat.

En användning som fortsätter att växa

Användningen av Evolution fortsätter att breddas i Hallstahammar. Senast att ansluta är Äldreförvaltningens kvalitetsledningssystem i syfte att låta systemet bidra till ökad patientsäkerhet och högre kvalitet i verksamheten.

Det innebär att kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) och medicinskt ansvariga för rehabilitering (MAR) nu använder Evolution för att skapa struktur och systematik i arbetet med riktlinjer och rutiner. Med hjälp av Evolutions mappstruktur speglas informationen vidare till intranätet, vilket säkerställer att styrande dokument alltid är aktuella, lättillgängliga och enkla att följa.

En stabil grund för fortsatt utveckling

Med ett tydligt ägarskap, gemensamma arbetssätt och kontinuerligt stöd till användarna har Hallstahammar skapat förutsättningar för att Evolution ska vara ett levande verksamhetsstöd. Det ger kommunen en stabil grund för fortsatt digital utveckling där effektivitet, kvalitet och transparens går hand i hand.