Ekerö skapar smidigare hantering av SL‑biljetter inom skolskjutsverksamheten med hjälp av Mitt Vega
Ekerö har uppnått bättre service till vårdnadshavare och elever genom att flytta sin resekortshantering till Vega-lösningens portal Mitt Vega. Samtidigt har detta bidragit till en minskad administrativ belastning och ökad kontroll inom skolskjutsverksamheten.
Manuell hantering med stora krav på noggrannhet
När SL under 2022 gick från fysiska resekort till digitala biljettkoder levererade i Excel-format fick det stor påverkan på Ekerös administrativa arbete. Följden blev att kommunen skulle hålla ordning på koder för cirka 1 000 elever, se till att de kopplades till rätt elev och följas upp. Det blev en mycket tidskrävande och komplex uppgift med hög risk för fel.
Behovet av ett stöd som möjliggjorde en mer strukturerad och enkel hantering blev tydligt.
Digital överblick och ökad självservice via Mitt Vega
Under hösten 2024 implementerade Ekerö handläggningsstödet Vega Beslut och dess portal-funktionalitet Mitt Vega. Med hjälp av portalen kan kommunen idag ladda upp samtliga biljettkoder i en gemensam “pott” och när en skolskjutssansökan beviljas kan elev eller vårdnadshavare själva hämta sin kod via portalen.
– Hanteringen via Mitt Vega innebär flera fördelar för verksamheten, både att administrationen blir betydligt enklare och att vi får bättre kostnadskontroll genom att vi successivt kan fylla på med koder, berättar skolskjutssamordnaren på Ekerö kommun
Eftersom koderna inte kopplas till en specifik elev förrän de hämtas ut, förenklas även arbetet med uppföljning och påminnelser. Att hela förfarandet kan hanteras inom samma system, från ansökan till handläggning och distribution, bidrar även till ökad spårbarhet i processen.
Effekter av att det är lätt att göra rätt
Färre frågor från elever och vårdnadshavare
Kommunen upplever att antalet kontakter från elever och vårdnadshavare har minskat och att det är färre som hör av sig med frågor om hur och var de får tillgång till sin biljett. Det nya arbetssättet gör processen tydligare och ger användarna möjlighet att vara mer självgående, vilket i sin tur bidrar till minskad belastning för kommunens verksamhet.
Enkelt att ta hjälp vid intensiva perioder
Verksamheten hanteras huvudsakligen av en skolskjutssamordnare, som under vårens ansökningsperiod får stöd av kollegor med andra ordinarie uppgifter. Därför är det extra värdefullt att systemet är lättillgängligt och användarvänligt, så att även sällananvändare snabbt kan sätta sig in i arbetet.
– Mitt Vega ger oss kontroll, minskar administrationen och gör processen enklare för både oss och invånaren, sammanfattar skolskjutssamordnaren.