Smidigare dokumenthantering med hjälp av e-arkiv i Rättviks kommun

2019 valde Rättviks kommun att skaffa e-arkivet iipax archive som modul till sin diarie-lösning Evolution. Den nya digitaliserade arkiveringen gör det möjligt att spara både plats och tid för administrationen.
Det var en enkel och förhållandevis billig modul att köpa in och det var smidigt att komma i gång eftersom det var just en färdigintegrerad modul, berättar Karin Lundbäck, registrator på Rättviks kommun.

Sedan införandet av e-arkivet har Rättvik bland annat arbetat med att föra in gamla protokoll genom att uppge metadata och mötestyp, där det äldsta materialet som finns Evolution dateras till 80-talet. Som hängslen och livrem har Rättvik hittills valt att skicka allting dubbelt vid arkivering, både fysiskt och digitalt. Dock berättar Karin att kommunen förmodligen är redo att enbart arkivera digitalt från och med nästa tillfälle.
Karin berättar vidare att de genomför viss gallring vid arkivering även om Karin menar att det känns aningen motigt att trycka på knappen.
Det är en jättebra funktion även om det alltid är svårt att känna sig helt säker och jag måste medge att det tar emot lite att gallra, säger Karin Lundbäck med ett leende.

Den största utmaningen under införandet av e-arkivet var att frigöra tid för övergången då Rättvik har en tajt organisation. Som för många andra kommuner är resurserna begränsade samtidigt som det finns mycket att ta hänsyn och förhålla sig till inte minst allt som är belagt med sekretess. För att lyckas tipsar Karin om att dra till sig de inom organisationen som prioriterar digitalisering då det kan ge processen ett mer naturligt flyt baserat på intresse.

Rättvik kan se flera fördelar med e-arkivet, inte minst att det börjar bli ont om plats för det fysiska arkivet. Pappershantering är dessutom tidskrävande och trots att även den inlärningskurvan för e-arkivering tar lite tid så sparar det i slutändan kommunen en hel del administrativ tid.

Mitt bästa och kanske viktigaste tips är att vara beredd på att lägga lite tid och ansträngning under införandet av e-arkivet. Det gäller både vi införandet av själva arkivet och vid första leverans från varje nytt system som kopplas till e-arkivet. Till en början krävs möten, tester och att tänka igenom ”hur vi vill ha det”, för en ordentligt lagd grund lönar sig i längden, säger Karin Lundbäck.