Ale gick från manuell hantering till automatiserat flöde för att effektivisera skolskjutshanteringen
När Ale kommun införde Vega Beslut gick de från en fragmenterad och till stora delar manuell hantering till ett sammanhållet, spårbart och mer rättssäkert arbetssätt. Med kompletterande automatisering har de dessutom kortat ledtider och minskat den administrativa belastningen ytterligare.
Ett utgångsläge med många moment och flera system
Innan införandet av Vega Beslut saknade Ale kommun ett övergripande systemstöd för skolskjutsverksamheten.
– Vi hade en e-tjänst för ansökan, men den fortsatta hanteringen skedde manuellt i flera olika system. Processen blev svår att överblicka och arbetsbelastningen var hög, både för mig och för kollegorna på kontaktcenter, berättar handläggaren i Ale kommun.
Ett sammanhållet stöd för ansökan, handläggning och beslut
Under hösten 2022 implementerade kommunen Vega Beslut och med ett samlat verksamhetsstöd för hela ärendeflödet fick Ale bättre struktur, ökad likvärdighet och kortare handläggningstider.
Systemets inbyggda logik och automatiserade kontroller minskar risken för handhavandefel, exempelvis felmätningar. Ansökningar som uppfyller regelverket kan gå direkt till beslut, medan mer komplexa ärenden lyfts fram för manuell bedömning av handläggaren. Resultatet är en mer effektiv process och tydlig avlastning för verksamheten där kontaktcenter inte längre behöver hantera skolskjutsansökningar. Dessutom får handläggaren bättre överblick och kontroll.
En annan viktig effekt av Vega-användningen är spårbarheten. Hela ärendet finns samlat från start till beslut, med historik och tjänsteanteckningar vilket gör det enklare att introducera nya kollegor till processen och säkerställa kontinuitet.
Ale automatiserar mera med egen RPA-lösning
För att ta ytterligare steg i effektivisering har Ale kommun integrerat sin egen RPA-lösning (Robotic Process Automation), internt kallad ”Robban”, med Vega Beslut. Robban skannar av systemet efter beviljade ansökningar och beställer därefter skolkort via kollektivtrafikleverantören Västtrafik.
I dagsläget sker automatiseringen stegvis.
– Vi har valt att skynda långsamt och därför skickar vi fortfarande ut besluten manuellt och låter bara Robban arbeta på beställning. Det har gett oss möjlighet att förstå systemets möjligheter på djupet och finjustera processen vilket har skapat en trygghet i verksamheten, berättar handläggaren.
Planen är att låta automatiseringen ta ett större ansvar framöver och när Robban löpande kan hämta nya beslut och direkt beställa resekort kommer tiden från ansökan till leverans kortas avsevärt. Det här stärker servicen till elever och vårdnadshavare samtidigt som administrationen minskar för handläggaren.
– Jag är övertygad om att automatiseringslösningarna kommer att landa väl hos oss! Redan nu sneglar vi mot nästa steg: att få till ett smidigare informationsutbyte i samarbetet med leverantören av skoltaxi med hjälp av Vega Beslut. Men nu ska jag inte gå händelserna i förväg, säger handläggaren med ett leende.
Ett råd till andra kommuner
Ale kommun betonar vikten av att avsätta tid efter driftsättning.
– Se till att skapa utrymme för att utforska systemet i början, för att få vrida och vända på användningen och förstå hur allt hänger ihop gör stor skillnad. Det lägger grunden för fortsatt utveckling och förbättring, säger handläggaren från Ale.