Anette Hörstedt och Susanna Olsson, chefer inom digital förvaltning i byggärenden

Vill du nå framgång i digitaliseringen? Satsa på ledarskapet och medarbetarskapet!

Vid Värmdö kommun startade digitaliseringsprocessen 2010. Att införa nya system rent tekniskt har inte varit den största utmaningen, enligt kommunen själv. I stället har de mjuka faktorerna hamnat i fokus och blivit avgörande för framgången.

Digitaliseringen handlar om förändringsarbete

Chefernas förmåga att jobba med medarbetarnas tankar och attityder, lyssna, fånga upp reaktioner och bemöta dem. Det har varit centralt i Värmdö kommun när de infört digitala arbetsprocesser. Vissa medarbetare har haft starkt motstånd till förändringarna, inte haft någon tillit till det nya, haft svårt att separera från till exempel fysiska kartor. Löjligt, kanske man kan tycka. Men det handlar ju egentligen om en förändring som heter duga.

– Har du inte med dig medarbetarna spelar det ingen roll vilka fancy system du köper in. Som chef går det inte att peka med hela handen och säga ”Nu tjejer och killar, nu ska ni göra så här och så här. Sätt igång.” Nej, det funkar inte. Du bara måste få med dig dem, säger Anette Hörstedt, chef för samhällsbyggnad vid Värmdö kommun.

Kollegan Susanna Olsson, enhetschef för Bygg och miljö har samma uppfattning.

– Helt avgörande för framgången med vår digitalisering har varit fokuset på medarbetarna och förändringsledning. Hela processen ska ju förändras och då måste du som chef ha människorna med dig.

De har kommit långt inom bygg och miljö och digitaliserat hela handläggningsprocessen inom bygg. Och så använder de en hel del e-tjänster från Abou. Nu när det stora förändringsarbetet är över känns arbetet riktigt kul. Det stimulerar när det verkligen går att skapa ett bra flöde.

Och nu, befinner ni er i förvaltningsläge?

– Nej, nej, inte alls. Vår uppgift nu är att hitta effektivare sätt att kommunicera med medborgarna. I exempelvis byggärenden får grannar idag brev per post där de ges möjlighet att komma in med synpunkter. Vår utmaning är att hitta andra kommunikationsvägar än snigelpost, säger Anette Hörstedt.

 Framgångsfaktorer:
* Ledarskap. Chefen måste ta sig tid att lyssna på medarbetarna.
Ägna tid åt att fånga upp, reflektera, bemöta.
* Medarbetarskap. Chefen behöver få med sig alla medarbetarna.
Har man inte det spelar det ingen roll vilka fancy system som köps in.
* Förändringsarbete. Inse att det handlar om ett förändringsarbete.
Sådant kräver tid och energi.