Charbel Sarkis, E-strateg i Huddinge kommun

Sätt verksamhetsnyttan i fokus och bygg IT-stödet därefter

Huddinge kommun efterfrågade ett digitalt system för att anmäla, utreda och vidta åtgärder kring trakasserier och kränkande behandling mellan elever inom grundskolan. De upptäckte snabbt att kostnaden blev för hög. Huddinges e-strateg Charbel Sarkis, frågade sig om det gick att använda någonting de redan betalar för? Här kommer e-tjänsteplattformen Abou från Sokigo med i bilden.

”Det stora jobbet var att kartlägga hela processflödet. Först behövs förståelse för hur det fungerar idag. Vi arbetade tillsammans med Barn- och utbildningsförvaltningen för att kartlägga de interna processerna och vilka utmaningar som finns idag” säger Charbel.

Från anmälan till utredning

En anmälan genomgår ett antal steg där notiser riktas till de berörda funktionerna för att rätt person i ledet ska utföra sin del av flödet. Flödet startar med e-tjänsten ”incidentrapport”. Incidentrapporten utförs av en lärare, pedagog eller annan skolpersonal som fått reda på händelsen. Vederbörande beskriver vad som hänt, i vilken skola samt vilka som är inblandade i incidenten. Detta är en viktig punkt menar Charbel, då det här scenariot startar upp flödet.

När Incidentrapporten är färdigställd går det iväg ett e-postmeddelande till berörda rektorn som i sin tur använder tjänsten ”ställningstagande”. I rektorns tjänst kan hen läsa hela inskickade incidentrapporten och ta ett ställningstagande. Ställningstagandet kan variera mellan ”Utredningen avslutas” och ”Beslut om vidare utredning”.

Om händelsen utreds

Om händelsen ska utredas vidare kontaktas de personer som ska utfärda utredningen. Exempelvis efter ”samtal med elev som upplever sig utsatt”, ”Samtal med elev som upplevs utsatt” eller ”Samtal med personal som upplevs trakassera eller kränka elev”.

Om det är en vuxen som är inblandad eller någon i skolan som utsatt en elev för kränkande behandling finns det ytterligare ett steg i flödet.

Slutligen utförs en analys av läget och ett avslut av mer omfattande utredning.

I Huddinge kommun jobbar verksamheterna transparant vilket var en stor fördel när Huddinges e-strateg hörde om grundskolans behov av att anmäla, utreda och vidta åtgärder kring uppgifter om diskriminering.

Involvera slutanvändare tidigt

Vidare nämner Charbel att en lärdom de kommer ta med sig är att involvera slutanvändarna tidigare. När rektorerna i detta fall började nyttja tjänsterna så inkom massa bra förbättringsförslag samt fel som behövde korrigeras.

”Idag är våra verksamheter lyriska över den nya digitala processen. Det går avsevärt snabbare och är både säkrare och enklare. För att kunna optimera en effektiv lösning behöver verksamheten stå som ägare, inte bara finnas på sidan om som stöd.” säger Charbel.

 

Vill du veta mer?

Kontakta Carolina Röhrl på carolina.rohrl@sokigo.com.