E-tjänst förenklar förfrågning till upphandlade leverantörer

-De nya e-tjänsterna är både tidseffektiva och ger en tydligare prisbild vilket gör det enkelt att välja det bästa alternativet. För mig har det verkligen varit roligt att jobba med tjänsten då den förenklar något väldigt komplext, säger Katarina Nilsson.

Falkenbergs kommun har effektiviserat sin interna service gällande bokning av busstjänster. Det började med att Katarina Nilsson, verksamhetsutvecklare inom digitalisering i Falkenbergs kommun, fick i uppdrag att se över processen och kartlägga förfarandet:

-Hur ser detta ut? Vad gör man? Vad händer? Kan bussbokningarna hanteras med en e-tjänst?
I samband med t.ex. uflykter och konferenser så har det tidigare krävts mycket administrativt och tidskrävande arbete för kommunens verksamheter att boka busstjänster. Vart och ett av fem upphandlade bussbolag kontaktades, ofta via telefon eller mail. Svaren kunde ofta vara väldigt skiftande och så även svarstiden. Det var sedan upp till verksamheten själva att tolka och utvärdera de olika svaren samt välja det billigaste erbjudandet.

Tillsammans med Sokigo har nu en e-tjänst byggts!
E-tjänsten har tydliga bestämda frågor vilket förenklar administrationen för båda parter. När kommunens användare loggar in med sitt användarnamn och lösenord hämtas verksamhetens uppgifter upp automatiskt. De givna frågorna anges: vart ska bussen åka, vilken tid, hur många personer etc. Förfrågan skickas samtidigt ut till alla fem bussbolag som i sin tur får en avisering i mobilen eller datorn. De har därefter 48 timmar på sig att svara. E-tjänsten innebär stor tidsvinst även för deras del.

Rättssäkert med e-tjänst
Med hjälp av e-tjänsten får alla bussbolag exakt samma frågor och har därmed samma förutsättningar. Inget utrymme finns för följdfrågor, utan endast de angivna önskemålen gäller vilket innebär att ingen får fördel. Allting är konfidentiellt fram till anbudsöppning och ingen annan ser siffrorna innan. Rättsäkerheten innebär att alla får samma möjlighet och uppfyller de juridiska kraven som krävs för en upphandling.

Många fördelar med e-tjänster
Falkenbergs kommun har redan gått vidare med utvecklingen och byggt ännu en e-tjänst med samma koncept. Den används vid större avancerade inköp av dataförsörjning (t.ex. servrar och accesspunkter) från tre upphandlade leverantörer. Enligt kommunens upphandlare är det så här framtiden kommer se ut.

– I framtiden ser jag fler e-tjänster som ser till att den här typen av förfrågningar sker på ett rättsäkert sätt. Det sparar tid för vår verksamhet och även för leverantörerna. Tänk vad mycket tid som kan sparas in i hela landet om fler liknande tjänster utvecklas och används, säger Katarina Nilsson

Vill du veta mer?
Kontakta Katarina Nilsson Falkenbergs kommun katarina.nilsson@falkenberg.se eller Erik Zimmerman, Sokigo erik.zimmerman@sokigo.com