Sokigo öppnar upp e-tjänster som kan hjälpa din kommun under Corona-tider!

Under dessa tider är det viktigt att vi försöker hjälpa varandra och på Sokigo vill vi bidra på det bästa sätt vi kan. Tack vare våra kreativa medarbetare och våra engagerade kunder har vi nu samlat flera e-tjänster på vår plattform Abou som kan underlätta kommunernas arbete med till exempel barnomsorg!

Flera av våra ambitiösa kunder har redan skapat e-tjänster genom Abou som kan lösa olika behov och vara till hjälp under det pågående Corona-utbrottet. Vi samlar nu dessa e-tjänster i vår miljö Provrummet så att de enkelt kan hittas och användas av alla Abou-användare. På detta sätt blir det lätt för kommuner att publicera och dela nya e-tjänster som kan ge stöd i denna situation. Antalet e-tjänster ökar snabbt och i nuläget finns redan 11 e-tjänster från 9 olika kommuner!

Du hittar alla samlade e-tjänster på Provrummet under menygruppen Covid-19.
Klicka här för att komma direkt till sidan!

Har du frågor eller vill du veta mer, kontakta gärna:
Erik Zimmerman, erik.zimmerman@sokigo.com, tel. 08-470 75 05

Tillsammans klarar vi mer och vi fortsätter arbeta för att underlätta denna tid på alla sätt vi kan!

Ta hand om dig och varandra!

Bästa hälsningar från Sokigo

Sokigo följer utvecklingen av Corona-situationen

Sokigo följer noga utvecklingen av Corona-situationen och har rutiner och policys för att säkerställa oavbruten leverans och support till våra kunder. Flera försiktighetsåtgärder har vidtagits för att säkerställa löpande drift, skydda anställdas hälsa och för att förhindra att viruset sprider sig i samhället. Exempelvis har vi:

  • etablerat hemmakontorslösningar för personal så att vi med säkerhet kan hantera våra ansvarsområde
  • genomfört begränsningar i enlighet med förordningar och rekommendationer från myndigheterna
  • generella begränsningar gällande tjänsteresor

Sokigos högsta prioritet är att skydda våra anställdas hälsa och säkerställa löpande drift av våra funktioner och tjänster. Vi ser till att våra riskanalyser är uppdaterade och att nödvändiga åtgärder vidtas för att säkra personalförsörjning och leveranser till våra kunder.

I utmanande tider som denna måste vi arbeta tillsammans och vidta åtgärder för att begränsa spridningen av viruset och därmed minimera effekterna i samhället.

Hatten av till Nacka kommun för framgångsrikt arbete med digital bygglovshantering

För ett och ett halvt år sedan påbörjade Nacka kommun en satsning för att effektivisera och digitalisera hela bygglovsprocessen. Kommunen skapade en heltidstjänst genom vilken Ali Nabi tillsattes som projektledare för att anta utmaningen.

Många kommuner i Sverige står och stampar på sina 60 – 65 procent i nyttjande av e-tjänster. Varför kommer man inte vidare? Vi låg också där under 2017/2018, vilket fick mig att tänka ”vi måste göra någonting annat, testa något nytt”, säger Ali Nabi, utvecklingsledare i Nacka kommun.

Självklart är det avgörande att avsätta resurser för digitaliseringsarbetet, såväl i form av pengar som i personal och tid. En avgörande framgångsfaktor för Nacka kommun har varit att våga testa nytt, vara flexibla och lyssna till användarna. För Ali Nabi innebar detta att kontakta alla som ansökt analogt och försöka förstå vad som utgjort hinder för att ansöka digitalt. Kontakten gav även möjligheten att hjälpa och guida den sökande till att istället nyttja den digitala e-tjänsten.

Engagemanget speglas i resultatet
Tack vare Nacka kommuns höga ambition och hängivenhet har andelen digitala ansökningar och kompletteringar via e-tjänster ökat markant det senaste året. I januari 2020 var andelen digitala ansökningar uppe i hela 95 procent jämfört med 42 procent i januari 2019 och kompletteringar ökade från 13 procent till 90 procent.

Nacka kommun och dess invånare kan redan skörda frukten av det lyckade digitaliseringsprojektet. Besparingar av tid och pengar kan nu investeras i andra projekt, exempelvis har ledtiden för handläggning av bygglov i dagsläget minskat med två veckor.

Vi fortsätter med digitaliseringsarbetet till 110 procent! Vinner du en fotbollsmatch betyder det inte att du vunnit hela serien. Nu gäller det att underhålla den digitaliserade processen, komma med nya idéer och göra det ännu lättare för både handläggare och medborgare genom att utveckla e-tjänsten vidare, säger Ali Nabi.
Idag arbetar Nacka kommun bland annat med utveckling av bild och ljud till e-tjänstens beskrivningar och instruktioner, allt för att underlätta för medborgaren!

Vill du veta mer?
Kontakta Ali Nabi, Nacka kommun ali.nabi@nacka.se eller Christophe Poncin, Sokigo christophe.poncin@sokigo.com

Här kan du läsa mer om Sokigos erbjudande för digital handläggning av bygglov

E-tjänsten Serverat digitaliserar ansökan om serveringstillstånd och tobaksförsäljning

Serverat som drivs på plattformen Abou har resulterat i att Karlskrona kommun numer får in alla sina ansökningar om serveringstillstånd digitalt. Inga fler blanketter skickas in.
Denna framgång är till stor del handläggarnas förtjänst som jobbar hårt med marknadsföringen av e-tjänsten och ger högklassig service till medborgarna – digitalt i största möjliga mån, men även fysisk vid behov, säger Mats Hellman, verksamhetsutvecklare i Karlskrona kommun.

Digital ansökan om tobakstillstånd
Till följd av den nya tobakslagen (2018:2088) som trädde i kraft den 1 juli 2019 finns nu även möjlighet att ansöka om tillstånd för tobaksförsäljning via Serverat. Den nya lagen innebär en uppstramning av all tobaksförsäljning. Återförsäljare måste nu ansöka om tillstånd för att få sälja tobaksprodukter vilket tidigare endast krävde en anmälan. Minut-tjänsten Serverat har redan digitaliserat ansökan om serveringstillstånd, men nu kan alltså även ansökan om tillstånd för tobaksförsäljning göras digitalt.

E-tjänsten tillgänglig för hela Blekinge
Karlskrona var först ut att nyttja digital ansökan om serveringstillstånd. Idag tillhandahålls detta för samtliga kommuner i Blekinge som nu även får tillgång till den digitala tjänsten för tobakstillstånd, tack vare Karlskrona kommun och Abou.
Vi har ingen gemensam nämnd, utan endast ett samarbetsavtal egentligen mellan alla kommuner. Vi driftar alla tjänster i det digitala flödet. Blekinge-kommunerna, och framför allt krögarna och eventbolagen, blir nu behandlade likadant i hela Blekinge, säger Mats Hellman.

 

Här kan du läsa mer om tjänsteplattformen Abou

E-tjänsterna i Härryda kommun gör succé!

I Härryda har fler invånare börjat använda sig av kommunens digitala tjänster. Tjänsterna automatiserar flera moment i ärendehanteringsprocessen. Det möjliggör för kommunens handläggare att fokusera mer på verksamhetsnytta och komplexa ärenden.

Vad är det som har gjort att så många ärenden kommer in digitalt?

Det har skett en rejäl ökning av inkomna ärenden via e-tjänsterna, en ökning som stärker tilltron på konceptet ”Digitalt först” som tillämpas i kommunen. Tusen inkomna ärenden på en månad, någonting som tidigare gällde på ett helt år.  Vi har pratat med Alexander Hallgren, Digital strateg i Härryda kommun om deras framgångar.

Viktigt att få hela organisationen att tänka digitalt

”Grunden till vår framgång ligger i en organisationsförändring. Den innebär att varje verksamhet har en representant som är ansvarig för e-tjänster. På så sätt blir ansvaret mer verksamhetsnära och frågan om e-tjänster kommer högre upp på dagordningen i hela organisationen. På så sätt får vi fram högpresterande e-tjänster som gör mest nytta för respektive verksamhet.”

Från intern process till medborgartjänst

Alexander leder en grupp som utvecklar e-tjänster för hela kommunen. På bara ett par månader har ett tjugotal e-tjänster skapats. Under konceptet ”Digitalt först” arbetar hela kommunen för att alltid ha ett digitalt tankesätt. Vikten av att arbetsgruppen har nära till kommunens alla verksamheter är stor. Tillsammans med viljan att hela tiden leta efter förbättringspunkter och ha fokus på medborgarens bästa når man framgång enligt Alexander.
” Vi bygger de flesta e-tjänster själva och i vissa fall har de fungerat mer som ett verksamhetssystem. Det tycker jag är riktigt häftigt. Det är mer en utvecklingsplattform än en e-tjänsteplattform för oss.”

Vill du veta mer?
Kontakta Alexander Hallgren på alexander.hallgren@harryda.se eller Carolina Röhrl på carolina.rohrl@sokigo.com.

Här kan du läsa mer om e-tjänsteplattformen Abou

Effektivare administration av elevuppgifter med applikationen Skolstart

– Är du förälder vet du säkert att skolstart innebär en massa blanketter som ska fyllas i och skickas tillbaka till skolan. Samma visa varje år, nästan samma uppgifter som ska fyllas i. Som lärare eller administratör blir det mycket extraarbete att samla in alla blanketter och registrera dem i systemet. Svårt att säkerställa vem som lämnat in blanketterna och att hålla reda på gammal och ny information.

Angela Gardelin, Digitaliseringsutvecklare i Ängelholms kommun är projektets grundare som tillsammans med oss på Sokigo och Falkenbergs kommun utvecklat en lösning. Skolstart är namnet på den applikation som ska ta bort alla pappersblanketter inför varje nytt läsår. E-tjänsten samlar in data från vårdnadshavare och sammanställer det enkelt och tydligt för berörd enhet.

All information samlat i applikationen
Angela upplevde att det blev mycket onödigt arbete vid början av varje nytt läsår. För att minimera extraarbete är många av fälten i applikationen redan ifyllda. Uppgifterna hämtas från Folkbokföringsregistret och verksamhetssystemet. All information går att sortera för den som sedan sköter administrationen från skolans håll.

”Tidigare har lärarna delat ut ett antal pappersblanketter första dagen i skolan. Alla blanketter ska fyllas i med samma person- och kontaktuppgifter för båda vårdnadshavarna och eleven, alltså samma uppgifter om och om igen. Nu samlar vi in informationen via e-tjänsten innan skolstart, uppgifterna hämtas, fylls i automatiskt och behöver bara lämnas en gång. Det underlättar planeringen för skolan och sparar in oerhört mycket tid för vårdnadshavarna.” säger Angela Gardelin, Digitaliseringsutvecklare i Ängelholms kommun.

Ordning och reda
De olika behoven går att filtrera fram, för enkel och tydlig överblick. Har du valt att ansöka om modersmål så skickas det ett mail till Språkcentrum där de får info om att det finns ett barn som behöver modersmål. Samma sak gäller för anmälan av specialkost, samtycken för vaccinationer eller ansökan om bibliotekskort.

”Lärare och administratörer kan få ut all information samlat och sortera på olika urval. Vill de t.ex. få reda på vilka personer i en specifik klass eller skola som har modersmål eller andra behov så kan de söka på detta. Handlar det om specialkost går även det att filtrera fram, vilket underlättar för planering av matinköp och meny för skolköket.” säger Angela.

Smidigt och säkert med BankID
Du som är vårdnadshavare loggar in med BankID och dina uppgifter hämtas från folkbokföringsregistret. I nästa steg hämtas informationen om de barn du är vårdnadshavare för. Uppgifter om barnets andra vårdnadshavare visas samtidigt och samtliga uppgifter fylls i per automatik.

Vill du veta mer om Skolstart eller smarta e-tjänster i allmänhet?

Kontakta Erik Zimmerman, Kundansvarig på Sokigo, erik.zimmerman@sokigo.com eller 08-470 75 05.

E-tjänster utvecklas tillsammans med kommunens verksamheter

Alexander Hallgren är Utvecklingsledare för digitalisering i Härryda kommun. Hans uppgift är att skapa och förvalta e-tjänster för kommunen. Tillsammans med kommunens verksamheter tar han fram e-tjänster som förenklar arbetet för medarbetarna och medborgarna.

Processflödet gör det lätt att förklara funktion och nytta

När ett önskemål om e-tjänst kommer in så går Alexanders team igenom behovet tillsammans med berörd verksamhet. Därefter ritas e-tjänsten upp i ett processflöde. I processflödet ges en tydlig bild av vilka olika steg e-tjänsten kommer utföra. Det ger en överblick av alla steg. Det blir betydligt enklare att förklara för berörda handläggare hur e-tjänsten fungerar.

”Innan vi satte rutiner för e-tjänster i kommunen så ville verksamheten göra e-tjänster så som pappersblanketterna såg ut. Vi lade därför ner mycket tid på att strukturera önskemålen och förklara hur just den e-tjänsten kommer att se ut och fungera” säger Alexander.

Ett nära samarbete med berörd avdelning

Mallen som används till processflödet har ett antal grundsteg som är lika för alla e-tjänster. Härryda kommun utgår hela tiden från mallen och fyller sedan på med varje e-tjänsts specifika behov.

”Vi strävar hela tiden efter att bygga smarta e-tjänster, som ska förenkla för våra invånare och handläggare. När verksamheten återkommer med att de har sparat X antal timmar, då får vi facit på att vi tänkt rätt.” säger Alexander.

Vill du veta mer om e-tjänster och samarbetet med Härryda kommun?

Carolina Röhrl, Affärsansvarig för e-tjänstplattformen Abou,
carolina.rohrl@sokigo.com eller 08- 470 75 04

Alexander Hallgren, Utvecklingsledare digitalisering i Härryda kommun, alexander.hallgren@harryda.se eller 031-7247015

Vill du få hjälp med att samordna arbetet inom verksamheten?

Robert Thörne är Verksamhetsutvecklare på Sokigo och han når du på robert.torne@sokigo.com eller 070-342 02 88

Sätt verksamhetsnyttan i fokus och bygg IT-stödet därefter

Huddinge kommun efterfrågade ett digitalt system för att anmäla, utreda och vidta åtgärder kring trakasserier och kränkande behandling mellan elever inom grundskolan. De upptäckte snabbt att kostnaden blev för hög. Huddinges e-strateg Charbel Sarkis, frågade sig om det gick att använda någonting de redan betalar för? Här kommer e-tjänsteplattformen Abou från Sokigo med i bilden.

”Det stora jobbet var att kartlägga hela processflödet. Först behövs förståelse för hur det fungerar idag. Vi arbetade tillsammans med Barn- och utbildningsförvaltningen för att kartlägga de interna processerna och vilka utmaningar som finns idag” säger Charbel.

Från anmälan till utredning

En anmälan genomgår ett antal steg där notiser riktas till de berörda funktionerna för att rätt person i ledet ska utföra sin del av flödet. Flödet startar med e-tjänsten ”incidentrapport”. Incidentrapporten utförs av en lärare, pedagog eller annan skolpersonal som fått reda på händelsen. Vederbörande beskriver vad som hänt, i vilken skola samt vilka som är inblandade i incidenten. Detta är en viktig punkt menar Charbel, då det här scenariot startar upp flödet.

När Incidentrapporten är färdigställd går det iväg ett e-postmeddelande till berörda rektorn som i sin tur använder tjänsten ”ställningstagande”. I rektorns tjänst kan hen läsa hela inskickade incidentrapporten och ta ett ställningstagande. Ställningstagandet kan variera mellan ”Utredningen avslutas” och ”Beslut om vidare utredning”.

Om händelsen utreds

Om händelsen ska utredas vidare kontaktas de personer som ska utfärda utredningen. Exempelvis efter ”samtal med elev som upplever sig utsatt”, ”Samtal med elev som upplevs utsatt” eller ”Samtal med personal som upplevs trakassera eller kränka elev”.

Om det är en vuxen som är inblandad eller någon i skolan som utsatt en elev för kränkande behandling finns det ytterligare ett steg i flödet.

Slutligen utförs en analys av läget och ett avslut av mer omfattande utredning.

I Huddinge kommun jobbar verksamheterna transparant vilket var en stor fördel när Huddinges e-strateg hörde om grundskolans behov av att anmäla, utreda och vidta åtgärder kring uppgifter om diskriminering.

Involvera slutanvändare tidigt

Vidare nämner Charbel att en lärdom de kommer ta med sig är att involvera slutanvändarna tidigare. När rektorerna i detta fall började nyttja tjänsterna så inkom massa bra förbättringsförslag samt fel som behövde korrigeras.

”Idag är våra verksamheter lyriska över den nya digitala processen. Det går avsevärt snabbare och är både säkrare och enklare. För att kunna optimera en effektiv lösning behöver verksamheten stå som ägare, inte bara finnas på sidan om som stöd.” säger Charbel.

 

Vill du veta mer?

Kontakta Carolina Röhrl på carolina.rohrl@sokigo.com.

 

Nu kan man söka bygglov i mobilen!

Med tjänsten Min sida, kan medborgarna i Helsingborgs stad numera ansöka om bygglov i mobilen och med sin dator. Tjänsten meddelar om hur ärendet går eller om någonting behöver kompletteras, allt helt digitalt. Den tidigare processen var tyngd av pappersarbete vilket skapade onödiga tidstjuvar i både medborgare och handläggares vardag.

Näst på tur är att utveckla Min sida så att skolblanketter kan fyllas i digitalt. Inga fler bortslarvade blanketter eller stressmoment för föräldrar helt enkelt.

Min sida möjliggör vidare utveckling av e-tjänster, inget mer pappersarbete!

 

Vill du veta mer om e-tjänstlösningen Min sida?

Kontakta Maria Lidholm, maria.lidholm@sokigo.com för att få höra mer om hur du kan förenkla vardagen för medborgare och handläggare!

Låt Abou skicka ut sms-påminnelser

För er som vill kombinera Abous moduler vill jag berätta hur Schemaläggning kan kombineras med sms-påminnelser. Med sms kan ni erbjuda era invånare ett väldigt smidigt sätt att kommunicera med kommunen.

Exempel på scenarier:

  • Påminna invånare och handläggare 2 timmar innan bokad tid för möte om bygglov.
  • Notifiera invånare när beslut tagits i hens bygglov.
  • Påminna invånare att komplettera sitt ärende där komplettering väntar

Vill du veta mer?

Kontakta mig på carolina.rohrl@sokigo.com eller ring på 070 360 31 02.