Ödmjukhet, en vinnande egenskap i förändringar

En organisation är som ett levande system. Varje del skapar sin egen identitet men är också beroende av övriga delar.

Inför fusionen mellan Cartesia, Tekis och Abou tog vi fasta på att företaget är spritt geografiskt och har olika subkulturer. Det innebär att man är van vid att göra och tänka på olika sätt.

Ifrågasättande – en guldgruva
Medarbetare som vågar ifrågasätta tycker Sokigos vd Pär Gillander är väldigt värdefullt. ”Vilken nytta har det här? Varför gör ni så?”
– När mitt svar kräver en lång utläggning betyder det att jag själv måste gräva vidare och fundera. Det duger inte att som chef inte kunna motivera det man gör på ett enkelt sätt, säger Pär.

”Det där har vi redan provat”
I den värld vi lever i krävs mod att bryta mönster och ifrågasätta sig själv. Att våga slänga sig ut i det okända, inte välja den enkla vägen och säga ”det där har vi redan provat” eller sopa saker under mattan.

Under Kommunträffen i oktober ger vi speciella pass om just detta – förändringsledning, kommunikation och hur man hanterar subkulturer, se kommuntraffen.se.

0
0

Livets flod

Ju mer organisationen digitaliseras, desto viktigare blir det mänskliga. Digitalisering innebär en dramatisk förändring. Inspirerande för vissa, en källa till oro för andra.

När automatiserade tjänster tar över administrationen krävs det insatser för laganda och samarbete. Att resurser styrs om och kravet på snabbrörlighet ökar, rör oundvikligen om i grytan. Eftersom vi inte är robotar är det bortkastad tid att ge en instruktion och förvänta sig framgångsrikt utfall.

Vi människor är i ständig rörelse, en del av livets flod. Särskilt i förändringstider uppstår krafter och motkrafter, mellan de som vill bevara och de som vill förändra.

Tänk dig fotbollsmatchen där varje spelare behövs för att spelet ska gå framåt. Men så händer något och mittfältare, anfallare och målvakt springer åt olika håll. Hur får vi tillbaka alla till laget? Det är en ledarskapsutmaning som heter duga.

Förändring är att bryta upp invanda vägar och tvinga oss ut på djupt vatten. Det blir nödvändigt att lösa upp revir och tänka nytt. För när vi håller fast vid det gamla innebär det att simma motströms.

 

”Trying to predict the future is a discouraging and hazardous occupation.
The only thing we can be sure of, is that it will be absolutely fantastic”
Arhur C Clarke 1964

0
0

Grymma idéer i Lunds kommun

Har du en idé som kan förgylla vardagen för kommunens invånare? Vad är viktigt för dig? Utegym? Utebio? Ideellt arbete?

Nu lägger medborgarna i Lund in sina förslag på kommunens webb, byggt på Sokigos plattform Abou.

– Tidigare har medborgarförslagen inte fungerat så bra. Nyckeln är den transparens som uppstår mellan medborgare och förtroendevalda,
säger Lunds demokratiutvecklare Ulrika Dagård.

Med ”Lundaförslag” blir det enkelt och transparent genom friheten att kommentera varandras förslag. Varken åldersgräns eller e-leg krävs.
Enda kravet för att gå vidare till nämndbeslut är 100 röster.

Aktuella omröstningar i Lund:
Låt asylsökande barn få bo kvar – 450 röster
Utegym – 209 röster
Plaskdamm – 131 röster
Stopp för störande fyrverkerier 47 röster

Vill du veta mer? Kontakta demokratiutvecklare ulrika.dagard@lund.se

0
0

”Serverat” gör det lättare att starta restaurang

Att starta restaurang kan vara krångligt. Man måste kontakta en rad instanser och ansöka om tillstånd. För att råda bot på situationen har SKL, Tillväxtverket, Bolagsverket och en rad av Sveriges kommuner drivit programmet ”Serverat”. Resultatet är ”Checklistan för att starta restaurang” på Verksamt.se med länkar till relevanta e-tjänster för tillstånd som restaurangägaren behöver.

I veckan anslöt sig Karlskrona kommun till Verksamt.se. Eftersom e-tjänsten återanvänder myndigheternas egna uppgifter blir all information automatiskt åtkomlig med e-tjänsten. Det gör processen busenkel samtidigt som kvaliteten i ansökningarna blir högre när uppgifterna alltid är kvalitetssäkrade. Det i sin tur leder till snabba handläggningar och beviljade tillstånd.

Grattis Karlskrona som är först ut!
– Den här e-tjänsten för serveringstillstånd är så spännande. Men självklart extra kul eftersom den drivs på vår plattform Abou. Grattis till dem! Det är inte förvånade att just Karlskrona är först ut eftersom de tidigare gjort livet lättare för sina kommuninvånare genom digitala tjänster, säger Carl-Johan Ahde, Sokigos affärsområdeschef för Abou.

Nu finns dessa e-tjänster tillgängliga för alla användare av Abou att bruka i sina respektive kommuner.

Officiell ingång för e-tjänsten
https:/www.verksamt.se/startarestaurang/

0
0

ATOM hjälper handläggarna att göra jobbet

”Du har ett nytt meddelande”. Så ser det ut i Johannas smartphone när hon vaknar en morgon. Det är från kommunens bygglovshandläggare med uppmaningen att hon ska komplettera sin bygglovsansökan.

ATOM är det första verktyget av sitt slag som automatiserar kommunens bygg- och miljöärendeprocesser. Det tänker och känner själv vad nästa steg i processen är. ATOM tillämpar smarta verksamhetsregler och skapar automatiskt nästa händelse i processflödet.

”Beslut om bygglov skickades till Jan Fors kl 19:08”
När handläggaren Britta kommer till jobbet på morgonen kan det se ut så här i datorn: ”ATOM har skickat en begäran om komplettering till Anna Lund kl 20:14. Jan Fors fick e-post kl 19:08 om att ett beslut är taget om hans bygglov.”

Det här gör att Britta kan känna sig trygg i arbetet. Dessutom kan hon fokusera mer på att ge service än på att administrera.

ATOM skapar trygghet
Med ATOM får medborgaren automatiskt sms eller epost när det händer något i systemet. Det är supertryggt eftersom det hela tiden kommunicerar med handläggaren om vad det gör, berättar Sokigos produktstrateg Christophe Poncin.

Hög flexibilitet har varit en grundbult i utvecklingen av ATOM. Även om systemet är väldigt avancerat är det så pass flexibelt att du kan skapa en obruten digital kedja, t.ex. genom att koppla det med ByggR och Abou.

 

Ordet atom kommer av det grekiska ordet atomos
som betyder odelbar. En riktning inom den grekiska
filosofin, ca 400 f Kr. Enligt Demokritos, känd
atomist, är allt uppbyggt av små odelbara atomer.
Även själen.

0
0

Botkyrka går vidare med Abou

Botkyrka kommun var tidiga med egna e-tjänster. Sedan flera år har de e-tjänsteportalen Portalen som precis uppdaterats till nya plattformen Abou. Samtidigt har Botkyrka ett antal nya e-tjänster och ännu fler väntar.

Ett rejält lyft
– Det här är ett rejält lyft för medborgarna eftersom vi kan erbjuda nya och fler tjänster byggda utifrån deras behov, säger Hans Lindgren, digitaliseringsstrateg på Botkyrka kommun.

Medborgarna ska alltid ha ett digitala alternativ
Botkyrka kommun strävar efter att alltid kunna erbjuda digitala alternativ till medborgarna. Sedan några år har de en app för felanmälningar och medborgarförslag som nu har cirka 4000 nedladdningar.

– Med appen kan medborgaren anmäla fel och lämna förslag och synpunkter. Var och när som helst. Tack vare att vi får positioner och beskrivande bilder ser vi den geografiska platsen för felet, säger Hans Lindgren.

Framgångsreceptet är att ifrågasätta våra processer
Botkyrka kommuns digitala transformation har till stor del handlat om att de fått en vana att ifrågasätta sina processer. Behövs det här steget i processen? Varför håller vi på så här? Det är en attityd- och inställningsfråga som aldrig tar slut.

 

”Vi blir vad vi gör ofta. Framgång är därför inte en handling, utan en vana.”

Aristoteles

 

 

 

0
0

Kulturen största hindret för digital transformation

Vi gör mer och mer digitalt, från mobilen och datorn. Och i framtiden kommer digitaliseringstakten öka. Detta är inget ”imaginary thinking” utan en oundviklig följd av människans ständiga strävan efter förbättringar.

Olika förväntningar på privatliv och jobb?
En spännande aspekt av digitaliseringen är att många gör skillnad på privatliv och jobb. Total digital närvaro är självklart i privatlivet – att köpa böcker och inredning, deklarera och göra bankaffärer på nätet. Vi vill ha det nu, utan ledtider och strul.

”Det sitter i väggarna”
Märkligt nog är förväntningarna på arbetsplatsen annorlunda, i synnerhet inom offentlig förvaltning. Där finns ofta en tradition i hur man handlägger ärenden. Enligt Robert Törne som tidigare varit tjänsteman vid Norrtälje kommun och numera är konsult på Sokigo, sitter kulturen bergfast i väggarna på många ställen och är svår att bryta.

– Tänk om alla tjänstemän ställde samma krav på sina egna processer? Att det självklart ska gå lika lätt och snabbt att söka skolplats eller bygglov och få svar i mobilen som att köpa resa på nätet, säger Robert Törne.

Tjänstemän behöver tänka lika på jobbet och civilt
De flesta är överens om att det är svårt att förändra människor. Däremot går det att ändra kulturen i en grupp. När man inför nya digitala metoder uppstår ofta oro och då måste chefen gå före, statuera exempel och inge mod.

 

”The only thing that can stop you is the doubt that you carry in your mind.”
Char Richardson

0
4

Norrtälje speedar upp med automatiserad e-tjänst

Som bygglovshandläggare är det lätt att dränkas i inkommande handlingar. Man ligger ofta efter i registreringen, vilket får som följd att medborgarna får vänta.

En revolution för byggärenden
Långsamma bygglovsprocesser är snart ett minne blott i Norrtälje kommun. Där byggs just nu grunden för nya processer.

Med det befintliga systemet ByggR som grund i kombination med en ny e-tjänst, slipper handläggarna registrera ärenden och dokument. Det innebär en revolution för byggärenden.
– Den automatiserade bygglovsprocessen innebär en revolution för byggärenden, säger Robert Törne, konsult på Sokigo. Så många moment som tidigare skötts manuellt försvinner.

Allt detta blir automatiskt när medborgarna själva kan registrera. Uppspeedat heller hur?
• E-tjänsten skapar direktkontakt mellan medborgare och handläggare. Något de flesta medborgare länge önskat.
• E-tjänsten känner automatiskt av om fastigheten ligger inom detaljplan. Då visas detaljplanen.
• Personen som söker får automatisk access till äldre ärenden på fastigheten.

”Mer spännande att handlägga än att registrera”
– I stället för att registrera ärenden kommer upp till två personer att kunna handlägga i stället, säger Sara Helmersson, förvaltningsdirektör i Norrtälje kommun. Sannolikt tycker de flesta att det är en mer spännande sysselsättning!

0
1
Bild på räddningsledare framför brandbil

Tidsbesparare inom räddningstjänsten

På räddningstjänsten runt om i landet klurar många brandingenjörer på orsaken till bränder. Berodde det på slarv? Var det gamla elledningar eller anlagt? Jobbet kräver hög analytisk förmåga, erfarenhet och en del kreativitet.

Administrera eller utföra räddningsarbete?
En annan del av räddningstjänsten handlar om tillsyner. Att olika anläggningar har bra brandskydd är viktigt för hela samhället.

På Räddningstjänsten Dala Mitt i Borlänge jobbar brandinspektören Hans Katrin. För honom besparar den mobila applikationen Core Tillsyn enormt mycket tid.
– Core Tillsyn ger oss en ökad effektivisering redan under platsbesöket. Framför allt slipper vi skriva in allt i efterhand för att uppdatera data efter en tillsyn.

Flexibel app anpassad till verkligheten
Applikationen är flexibel och anpassas lätt till alla olika situationer som råder inom räddningstjänsten. Det gör arbetet genom hela ärendet lättare.

Core – en guldgruva för framtida statistik
Förutom att det digitala flödet frigör tid, är det en guldgruva för att få fram siffror och statistik. Det i sin tur möjliggör analyser och tydliga tendenser. Hur många händelser av den här och den här typen har vi haft? Vad betyder det och hur kan vi förebygga?

0
2
Bild på fjäril som lämnar sin puppa

Hurra – förändring på gång!

Det enda varaktiga är förändring, lyder ett 2500 år gammalt ordspråk. Förändring är något oundvikligt som alla reagerar olika på. Somliga tänker ”Nej. Orkar inte. Vill inte.” Andra tänker ”Ja! Hurra! Vad kul!”

Vi på Sokigo tillhör de senare. Vi gillar utmaningar som ger möjligheter att lära nytt, tänka nytt, göra nytt. Som ett led av detta blir bolaget Abou en del av oss från 1 januari 2017.

Lite om Abou: Företaget är mest känt för e-tjänsteplattformen ”Automaten” vilken används i 55 kommuner. Abou har funnits på den svenska marknaden sedan 2008. I företaget jobbar 18 personer, varav de flesta inom teknisk innovation.

”Du måste vara förändringen du önskar se i världen”
– Mahatma Gandhi

0
1