Fråga invånarna vad de tycker!

OXELÖSUNDS KOMMUN

Framgångsrikt arbete med e-tjänster kräver att hela organisationen är engagerad. Man behöver ha tydliga mål och alla måste utgå ifrån att det handlar om ökad medborgarnytta och bättre service till kommunens invånare.

Delat ansvar, inget ansvar
Frida Appelkvist, IT-strateg i Kommunstyrelsen, insåg tidigt vikten av att tänka till innan man drar igång ett arbete med e-tjänster. De valde en central finansiering och att arbetet initialt skulle drivas av en mindre grupp på tre personer. Gruppen fick kartlägga verksamhetens processer tillsammans med förvaltningarna och därefter byggdes e-tjänsterna utifrån gruppens underlag.

Vikten av nytänkande
Ett viktigt steg i processkartläggningen var att ifrågasätta vad som är värdeskapande för medborgaren.

– När man vet vad medborgarnyttan är, blir det svårt att backa i digitaliseringen, säger Frida Appelkvist, IT-strateg i Oxelösunds kommun.

Fråga invånarna vad de tycker!
Både invånarna och förvaltningarna fick fylla i en enkät. Utifrån svaren såg kommunstyrelsen likheter, vilka sedan fick ligga till grund för valet av e-tjänster.

Vad hade vi kunnat göra bättre?
Frida och hennes kollegor på Oxelösunds kommun insåg att de var tidsoptimister och trodde de kunde börja bygga e-tjänsterna på en gång. Det gick inte. Det var nödvändigt att ta fram rutiner för att säkerställa ett effektivt och hållbart arbete på lång sikt.

Vilka är framgångsfaktorerna?

  • De hade en central budget.
  • De samordnade arbetet centralt och fattade beslut om e-tjänsterna centralt.
  • Deras kartläggning av behov gjorde det lätt att sedan prioritera bland e-tjänsterna.
  • Med processkartläggningen för varje e-tjänst kunde de se flödet från nuläge och till det tilltänkta digitala läget.

Vad blev resultatet?
Oxelösunds kommun tar nu regelbundet fram nya e-tjänster för att öka medborgarnyttan. Och för att jobba mot en effektivare verksamhet gör de varje månad tre till fyra processkartläggningar. De har en plan för arbetet som ligger ett år framåt; vem som gör vad och när. Dessutom är det grundläggande målet för e-tjänsterna förankrat i kommunens verksamhetsplan.

Tips och råd till dig som börjar med e-tjänster

  • Låt en teknisk person blir ”super-user” som bygger upp kompetens om e-tjänster.
  • Jobba strukturerat och lika. Då undviker ni att tappa fart.
  • Finansiera arbetet centralt till en början för att få fart på arbetet.
  • Få med politiken. Gärna med mål i styrdokument.
  • Utgå från medborgarbehovet och ta gärna in medborgarnas synpunkter.
  • Börja med enkla e-tjänster.

Du kan hämta Oxelösunds rutin i Provrummet: https://provrummet.abou.se/Web/Page/AboutGeneral

Här kan du se Oxelösunds e-tjänsteportal: https://etjanster.oxelosund.se/

Print Friendly, PDF & Email