Verksamhetschefens fyra bästa tips för att driva förändringsprojekt med fokus på digitalisering

Lars Robertsson är Bygg- och kartchef i Borlänge kommun. Under året har Lars och hans kollegor arbetat med att digitalisera sin bygglovshandläggning. Det nya arbetssättet kommer att lanseras under våren 2019.

När vi i Borlänge kommun påbörjade vår resa gjorde vi ett misstag nästan direkt. Vi började med att snabbt ta beslut och köpa in ett system för att sedan försöka anpassa verksamheten runt det. Vi körde i diket direkt, och även om det var snopet så lärde vi oss mycket av det, säger Lars.

Tog in kompetens utifrån

Vi tog därefter hjälp av Robert Törne, som arbetar med verksamhetsutveckling på Sokigo. Det var väldigt lärorikt att ha en utomstående person med spetskompetens på just förändring av processer och verksamheter.

”Anledningen till att det fungerat så bra i Borlänge, är medarbetarnas vilja till förändring. Det är viktigt att hela verksamheten är med, både så att de förstår och får vara delaktiga. Tydlig kommunikation genom hela processen är viktigt.” säger Robert Törne, Verksamhetskonsult på Sokigo.

Nu har vi tagit nya tag och är strax redo att börja kommunicera hur vårt nya arbetssätt kommer att se ut och påverka våra medborgare, säger Lars.

Fyra viktiga tips för dig som ska driva förändringsprojekt med fokus på digitalisering 2019

  • Börja med att förankra projektet internt hos alla som kommer bli berörda direkt eller indirekt.
  • Att arbeta med digitalisering är inte ett IT-projekt, det handlar först och främst om att förändra processer.
  • Alla medarbetare måste vara delaktiga, för att få känna sig hörda, men också för att de ska förstå vad som sker och hur det påverkar dem.
  • Att driva den här typen av förändring kräver tid och tålamod. Låt det ta den tiden, det kommer vara värt det när ni väl är i mål.

Vill du veta mer om hur Borlänge har arbetat med sin digitalisering?

Kontakta Lars Robertsson, Bygg- och kartchef, på lars.robertsson@borlange.se eller kontakta Robert Törne, Verksamhetskonsult på Sokigo på robert.torne@sokigo.com eller 070-342 02 88.

Här kan du läsa mer om våra tjänster inom verksamhetsutveckling

Holmen och Sokigo utvecklar nästa generations fastighets- och avtalssystem

En av Sveriges ledande koncerner inom skogsindustrin, Holmen, har valt att i samverkan med Sokigo utveckla en ny produkt – ”Fastighet och Avtal”. Tanken är att Holmen aktivt deltar i kravställning och utveckling av det som under 2019 också lanseras som produkt på den öppna marknaden.

Syftet är att ta fram ett modernt geografiskt verksamhetssystem som med kartan som utgångspunkt ska ge en effektiv hantering av fastigheter och dess olika avtal. Stora fastighetsägare behöver ett kraftfullt men enkelt redskap att hantera ekonomiska och produktionsvariabler. Det kan t.ex. gälla arrande- eller upplåtelseavtal.

I första hand gäller affären Holmen och deras egna behov. Men produkten ”Fastighet och Avtal” kommer att lämpa sig väl för andra kunder och marknader. Inte bara inom skoglig sektor utan även för kommuner, staten och andra stora markägare. Redan idag finns fler parter som har eller visar intresse i produktens utformning och framtid

”Vi på Holmen har tidigare utvecklat liknande lösningar tillsammans med Sokigo. Nu tar vi ett nytt grepp och väljer att aktivt arbeta för att fler än oss ska kunna använda den nya produkten. Detta främjar inte bara produkten, utan också vi som användare då fler kan vara med och utvecklas tillsammans” säger Lisa Nilsson, IT-chef på Holmen.

Utvecklingen av systemet har redan påbörjats och beräknas levereras till Holmen i januari 2019. Arbete med att få ut den nya produkten på marknaden sker parallellt och beräknas lanseras under våren 2019.

”Vi är stolta över att få förtroendet att arbeta med Holmen. Tillsammans skapar vi ett smartare skogsbruk som bidrar till en effektivare och enklare vardag för verksamheten och dess användare” säger Staffan Bygden, affärsområdeschef på Sokigo.

Om Holmen

Holmens affärsidé är att äga och förädla skog. Skogsinnehavet utgör basen för verksamheten, ett kretslopp där råvaran växer och förädlas till allt från trä för klimatsmart byggande till förnybara förpackningar, magasin och böcker. Skogen brukas för att ge god årlig avkastning och stabil värdetillväxt medan industrin drivs med fokus på lönsamhet och ökad förädling. Holmen Skog ansvarar för koncernens skogar på drygt en miljon hektar. Varje år skördar Holmen nära 3 miljoner kubikmeter virke i sina egna skogar.

Läs mer på www.holmen.se

Om Sokigo

Vi levererar lösningar och tjänster för kommunala och privata aktörer baserad på egen programvara kompletterad med verksamhetsnära tjänster. Genom att ta tillvara på synergierna mellan vårt kommunala och privata erbjudande kan vi erbjuda en unik kompetens och moderna lösningar. Läs mer på www.sokigo.com

För ytterligare information vänligen kontakta

Staffan Bygden – Affärsområdeschef, Sokigo
staffan.bygden@sokigo.com
+46 950 236 45

Lisa Nilsson – IT-chef, Holmen Stab och verksamhetsstöd
lisa.nilsson@holmen.com
+46 70 377 82 02

 

 

Från Mosul till Mora

Hatem kom till Sverige från Irak 2015, och har tidigare arbetat och studerat datavetenskap. Väl i Sverige bosatte han sig i Mora i Dalarna. Vägen till Sokigo gick genom vår kollega Emil Goude. De träffades på ett café under ett event anordnat av organisationen Ett Mora för alla. Emil hjälpte Hatem att via Arbetsförmedlingens satsning, Nystartsjobb, ta sig till oss på Sokigo. Det är vi mycket glada för.

 

Hej Hatem, vem är du egentligen?

– Hej! Jag är 34 år gammal, är väldigt intresserad av IT och ny teknik. Mycket av min tid spenderar jag därför med att lära mig om det senaste inom programmering och IT. Det mynnar ut i små projekt där jag testar mina kunskaper. Jag tycker mycket om att spela fotboll och innebandy. Just det sistnämnda är nytt för mig, men det är väldigt fartfyllt och roligt!

Okej, och hur spenderar du dina dagar på Sokigo?

– Jag ansvarar för utveckling, av applikationen Lekplatskollen. Både frontend och backend. Vilket innebär att jag utvecklar nya funktioner, ser till att hitta eventuella buggar och lösa dem samt utvecklar applikationen vidare. I tillägg har jag också börjat ta mig an LTF med ambitionen att utveckla den till ett effektivare verktyg för våra kunder. (här kan du läsa mer om LTF)

Vad tycker du är roligast med att arbeta på Sokigo?

– Jag tycker verkligen om allt när det kommer till de tekniska delarna. Stort som smått, så länge som jag får grotta ner mig och lösa problem eller ta saker till en högre nivå. Utöver det är kollegorna en väldigt viktig del, vi har bra sammanhållning och väldigt kul tillsammans.

 Och om du får drömma lite, vad hade du gjort då?

– Då hade jag startat upp en Sokigo-filial i mitt hemland. Fortsätta arbeta med det jag gör, och skapa arbetstillfällen och en ny framtid för mina landsmän i Irak. Jag skulle även vilja fortsätta studera på universitetet och ta en masterexamen i datavetenskap.

 Om Nystartsjobb

Nystartsjobb är till för personer som varit arbetslösa länge eller är nyanlända i Sverige. Programmet sörjer för att kontakt med arbetsgivare görs och är till som stöd och hjälp för den arbetssökande.

Klicka här för att läsa mer

Klicka här för att komma tillbaka till vår CSR-sida

E-tjänster utvecklas tillsammans med kommunens verksamheter

Alexander Hallgren är Utvecklingsledare för digitalisering i Härryda kommun. Hans uppgift är att skapa och förvalta e-tjänster för kommunen. Tillsammans med kommunens verksamheter tar han fram e-tjänster som förenklar arbetet för medarbetarna och medborgarna.

Processflödet gör det lätt att förklara funktion och nytta

När ett önskemål om e-tjänst kommer in så går Alexanders team igenom behovet tillsammans med berörd verksamhet. Därefter ritas e-tjänsten upp i ett processflöde. I processflödet ges en tydlig bild av vilka olika steg e-tjänsten kommer utföra. Det ger en överblick av alla steg. Det blir betydligt enklare att förklara för berörda handläggare hur e-tjänsten fungerar.

”Innan vi satte rutiner för e-tjänster i kommunen så ville verksamheten göra e-tjänster så som pappersblanketterna såg ut. Vi lade därför ner mycket tid på att strukturera önskemålen och förklara hur just den e-tjänsten kommer att se ut och fungera” säger Alexander.

Ett nära samarbete med berörd avdelning

Mallen som används till processflödet har ett antal grundsteg som är lika för alla e-tjänster. Härryda kommun utgår hela tiden från mallen och fyller sedan på med varje e-tjänsts specifika behov.

”Vi strävar hela tiden efter att bygga smarta e-tjänster, som ska förenkla för våra invånare och handläggare. När verksamheten återkommer med att de har sparat X antal timmar, då får vi facit på att vi tänkt rätt.” säger Alexander.

Processflödet har gjort att Alexander lägger mindre tid på att bygga e-tjänster och mer tid att diskutera behovet för e-tjänsten med verksamheten, personlig interaktion snarare än teknik.

Vill du veta mer om e-tjänster och samarbetet med Härryda kommun?

Carolina Röhrl, Affärsansvarig för e-tjänstplattformen Abou, carolina.rohrl@sokigo.com eller 08- 470 75 04

Alexander Hallgren, Utvecklingsledare digitalisering i Härryda kommun, alexander.hallgren@harryda.se eller 031-7247015

Vill du få hjälp med att samordna arbetet inom verksamheten?

Robert Thörne är Verksamhetsutvecklare på Sokigo och han når du på robert.torne@sokigo.com eller 070-342 02 88

Sokigo hjälper Missing People hitta fler

Missing People hjälper polis och anhöriga med efterlysningar och eftersök när människor försvinner spårlöst. Som aktiv huvudsponsor levererar vi systemet ProLocate vilket gör att de kan planera och följa upp sina sökinsatser på ett effektivt sätt. Vi är stolta över att få vara med och bidra som aktiv huvudsponsor för Missing People Sweden (MPS). En organisation som samlar människor med det gemensamma målet att tillsammans hjälpa andra.

En intelligent lösning
ProLocate gör att alla sökinsatser och dess positioner lagras löpande, det gör att Missing People kan koordinera sina eftersök på ett effektivt och kvalitetssäkert sätt. Snabbt och enkelt kan de försäkra sig om var och när de har sökt. Vilket även gör samarbetet, rapporteringen och samverkan med polis och andra intressenter enklare.

”Med Sokigo har vi hittat en partner som vill förbättra vårt samhälle och samtidigt erbjuder ledande teknologi. Det gör oss så mycket starkare. Sokigo bidrar till att vi blir ännu bättre och fortsätter att attrahera frivilliga att vara med och göra skillnad”, säger Stefan Bjuhr, GIS-ansvarig, Missing People Sweden

Datainsamling för kvalitetssäkring
Kärnan i ProLocate är en molnbaserad central. Systemet kan fungerara både som guide för fältarbetarna när de är ute på uppdrag och som planerings- och analysverktyg när uppdraget väl är genomfört. I systemet finns webbklient och en mobil applikation som fältarbetarna använder för GPS-positionering, vägledning, rapportering och kommunikation. Det gör att tusentals sökare enkelt kan utrustas med kart- och positioneringssystem i sina mobiltelefoner.

”Vi är både stolta och glada över samarbetet med Missing People Sweden. Att kunna stödja och utveckla en så betydande samhällsgärning ligger helt i linje med vår mission.” säger Anders Haraldsson, Lösningsstrateg GIS för Sokigo AB.

ProLocate är en produkt och tjänst som i grunden vänder sig till mobila arbetsstyrkor inom entreprenadbranschen. De flesta kunder som använder ProLocate hittar du inom väghållning, park- och grönyteskötsel och klottersanering.

Vill du veta mer?
Klicka här för att läsa mer om ProLocate. (http://www.sokigo.com/prolocate )

Eller ansvarig för projektet hos Sokigo, Anders Haraldsson på anders.haraldsson@sokigo.com.

Det går även bra att kontakta Hanna, projektledare på Missing People, hanna.eberstein@missingpeople.seeller www.missingpeople.se

Vill du veta mer om hur vi på Sokigo arbetar med socialt ansvarstagande, kontakta Sebastian Lewenhaupt på sebastian.lewenhaupt@sokigo.com

Om Missing People Sweden

Missing People Sweden är en ideell organisation som hjälper anhöriga och polis med att publicera efterlysningar och arrangera sökinsatser efter försvunna personer.

Verksamheten startade i januari 2012 och sedan dess hjälpt anhöriga med efterlysningar, skallgångar, dykningar och hundspårning runt om i Sverige. I dag är Missing People en rikstäckande organisation med ett tjugotal regionala avdelningar runtom i landet.

Läs mer på https://www.missingpeople.se/sv/

Klicka här för att komma tillbaka till vår CSR-sida